Tổng quan bài viết
Những điều không nên làm khi nhập dữ liệu excel
Hướng dẫn này trình bày một số cách cơ bản và những điều không nên làm khi nhập dữ liệu vào các chương trình bảng tính như Excel, Bảng tính Google và Calc của Office.
Nhập dữ liệu chính xác lần đầu tiên có thể tránh được các vấn đề sau này và giúp sử dụng một số công cụ và tính năng của Excel như công thức và biểu đồ dễ dàng hơn
1: Tổng quan về nhập dữ liệu Excel
Điều tốt nhất và những điều nên tránh mà bạn nên luôn ghi nhớ khi sử dụng Excel là:
Lập kế hoạch bảng tính của bạn
Không để trống hàng hoặc cột khi nhập dữ liệu liên quan
Đừng tiết kiệm thường xuyên và lưu ở hai nơi
Không sử dụng các số làm tiêu đề cột và không bao gồm các đơn vị có dữ liệu
Đừng sử dụng các tham chiếu ô và dãy có tên trong công thức
Không để các ô chứa công thức được mở khóa
Làm sắp xếp dữ liệu của bạn
Lập kế hoạch bảng tính của bạn
Khi nói đến việc nhập dữ liệu vào Excel , bạn nên thực hiện một chút kế hoạch trước khi bắt đầu nhập.
Biết được bảng tính sẽ được sử dụng để làm gì, dữ liệu nó sẽ chứa, và những gì sẽ được thực hiện với dữ liệu đó có thể ảnh hưởng lớn đến cách bố trí cuối cùng của bảng tính.
Việc lập kế hoạch trước khi nhập có thể tiết kiệm thời gian sau đó nếu bảng tính cần được sắp xếp lại để giúp bảng tính hoạt động hiệu quả hơn và dễ dàng hơn.
Các điểm cần xem xét
Mục đích của bảng tính là gì?
Bảng tính sẽ giữ bao nhiêu dữ liệu?
Bảng xếp hạng có cần thiết không?
Bảng tính sẽ được in?
Mục đích của bảng tính là gì?
Mục đích của bảng tính sẽ giúp xác định vị trí của dữ liệu, vì thông tin quan trọng nhất cần được hiển thị và dễ truy cập.
Những tính toán nào được yêu cầu? Các tính toán ảnh hưởng đến các công thức và chức năng cần thiết và vị trí của chúng.
Bảng tính sẽ giữ được bao nhiêu dữ liệu?
Lượng dữ liệu bảng tính ban đầu sẽ giữ và số tiền sẽ được thêm vào sau sẽ ảnh hưởng đến số lượng trang tính được sử dụng.
Không truyền dữ liệu của bạn quá nhiều vì nó có thể làm cho thông tin cụ thể khó tìm và tính toán trải rộng nhiều trang tính hoặc sổ làm việc có thể bắt đầu ảnh hưởng đến hiệu suất của Excel.
Đối với các trang tính lớn , đôi khi hữu ích khi hiển thị tổng số cột quan trọng phía trên các tiêu đề cột, thay vì buộc người dùng cuộn xuống cuối trang tính để xem thông tin.
Bảng xếp hạng có cần thiết không?
Nếu tất cả hoặc một phần dữ liệu được hiển thị trong biểu đồ hoặc biểu đồ, nó có thể ảnh hưởng đến bố cục thông tin,
Tùy thuộc vào loại biểu đồ, dữ liệu có thể cần được nhóm theo cách khác nhau – chẳng hạn như sử dụng khu vực tóm tắt cho biểu đồ hình tròn.
Đối với các bảng tính lớn, các biểu đồ có thể được di chuyển đến các trang riêng biệt để giảm bớt tình trạng đông đúc
Bảng tính sẽ được in?
Cách sắp xếp dữ liệu có thể bị ảnh hưởng nếu tất cả hoặc một số dữ liệu sẽ được in, tùy thuộc vào việc chọn bố cục dọc hay ngang và số lượng trang tính cần thiết.
Nếu sử dụng chế độ xem dọc trên giấy cỡ chữ thường (8 1/2 X 11), hãy cân nhắc đặt hầu hết dữ liệu vào các hàng dưới một vài cột để tất cả các tiêu đề hiển thị trên một trang tính.
Nếu cần nhiều trang tính, hãy xem xét việc in các tiêu đề cột ở đầu mỗi trang để đọc dữ liệu dễ dàng hơn.
Nếu cần phải in nhiều cột dữ liệu, bố cục ngang có thể giữ tất cả các tiêu đề trên một trang. Một lần nữa, nếu cần nhiều trang tính, hãy in các tiêu đề cột ở đầu mỗi trang.
Nếu các biểu đồ được in, di chuyển chúng sang một trang riêng biệt có thể đơn giản hóa tác vụ.
2: Không để trống hàng hoặc cột trong dữ liệu trên excel liên quan
Việc để trống các hàng hoặc cột trong bảng dữ liệu hoặc phạm vi dữ liệu có liên quan có thể khiến việc sử dụng một số tính năng của Excel như biểu đồ, bảng tổng hợp và một số chức năng nhất định trở nên rất khó khăn.
Ngay cả các ô trống trong một hàng hoặc cột chứa dữ liệu cũng có thể gây ra các vấn đề như trong hình trên.
Sự vắng mặt của các khoảng trống cũng sẽ giúp Excel dễ dàng phát hiện và chọn tất cả các dữ liệu có liên quan trong một phạm vi nếu các tính năng như sắp xếp , lọc hoặc AutoSum được sử dụng.
Thay vì để trống hàng hoặc cột, hãy sử dụng đường viền hoặc định dạng tiêu đề và nhãn bằng chữ đậm hoặc gạch dưới để chia nhỏ dữ liệu và giúp đọc dễ dàng hơn.
Nhập vào cột dữ liệu của bạn một cách khôn ngoan khi có thể.
Khi đặt bảng tính của bạn, hãy đặt tiêu đề mô tả ở đầu cột đầu tiên của bảng với dữ liệu bên dưới.
Nếu có nhiều hơn một chuỗi dữ liệu, hãy liệt kê chúng sau cột khác (từ trái sang phải) với tiêu đề cho mỗi chuỗi dữ liệu ở trên cùng.
Giữ riêng dữ liệu không liên quan
Trong khi việc giữ dữ liệu liên quan với nhau là quan trọng, đồng thời, nó có thể hữu ích để giữ riêng biệt phạm vi dữ liệu không liên quan .
Việc để trống cột hoặc hàng giữa các phạm vi dữ liệu khác nhau hoặc dữ liệu khác trên trang tính sẽ làm cho Excel dễ dàng phát hiện chính xác hơn và chọn phạm vi hoặc bảng dữ liệu có liên quan.
3: Lưu thường xuyên
Tầm quan trọng của việc tiết kiệm công việc của bạn thường không thể bị phóng đại – hoặc được nêu quá thường xuyên.
Tất nhiên, nếu bạn đang sử dụng bảng tính dựa trên web – chẳng hạn như Google Spreadsheets hoặc Excel Online – thì việc lưu không phải là vấn đề, vì chương trình không có tùy chọn lưu nhưng thay vào đó, hãy làm việc với tính năng lưu tự động.
Tuy nhiên, đối với các chương trình dựa trên máy tính, sau hai hoặc ba thay đổi – cho dù đó là thêm dữ liệu, thực hiện thay đổi định dạng hay nhập công thức – hãy lưu trang tính.
Nếu điều đó có vẻ quá nhiều, hãy tiết kiệm ít nhất hai hoặc ba phút một lần.
Mặc dù sự ổn định của máy tính và phần mềm máy tính đã được cải thiện đáng kể trong vài năm qua, phần mềm vẫn gặp sự cố, mất điện vẫn xảy ra, và đôi khi người khác đi qua dây nguồn của bạn và kéo nó ra khỏi ổ điện.
Và khi điều đó xảy ra, sự mất mát của bất kỳ lượng dữ liệu nào – lớn hay nhỏ – chỉ làm tăng khối lượng công việc của bạn khi bạn cố gắng tái tạo lại những gì bạn đã làm.
Excel có tính năng tự động lưu , thường hoạt động rất tốt nhưng không nên dựa vào đó. Có thói quen bảo vệ dữ liệu của riêng bạn với các lần lưu thường xuyên.
Lối tắt để lưu
Tiết kiệm không phải là một nhiệm vụ quan trọng của việc di chuyển chuột đến ruy băng và nhấp vào biểu tượng, có thói quen tiết kiệm bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt của:
Ctrl + S
Lưu ở hai địa điểm
Một khía cạnh khác của việc tiết kiệm không thể phóng đại là tầm quan trọng của việc lưu dữ liệu của bạn ở hai vị trí khác nhau.
Vị trí thứ hai là, tất nhiên, một bản sao lưu, và nó đã được nói nhiều lần, “Sao lưu giống như bảo hiểm: có một và bạn có thể sẽ không cần nó, không có một và bạn có thể sẽ”.
Bản sao lưu tốt nhất là bản sao lưu ở vị trí thực tế khác với bản gốc. Sau khi tất cả, điểm có hai bản sao của một tập tin là gì nếu họ
trên cùng một ổ đĩa cứng không thành công?
trên cùng một máy tính, bị đánh cắp?
trong cùng tòa nhà bị bỏng xuống đất?
Sao lưu dựa trên web
Một lần nữa, tạo một bản sao lưu không phải là một nhiệm vụ nặng nhọc hoặc tốn thời gian.
Nếu bảo mật không phải là một vấn đề – nếu, nói, bảng tính là một danh sách các đĩa DVD của bạn – gửi email cho chính bạn một bản sao bằng cách sử dụng thư web sao cho một bản sao ở lại trên máy chủ có lẽ là đủ.
Nếu bảo mật là một vấn đề, lưu trữ web vẫn là một lựa chọn – mặc dù với một công ty chuyên về loại điều đó và tính phí cho việc đó.
Trong trường hợp bảng tính trực tuyến, có lẽ, chủ sở hữu của chương trình sao lưu máy chủ của họ – và điều này bao gồm tất cả dữ liệu người dùng. Nhưng để an toàn, hãy tải xuống một bản sao tệp đó vào máy tính của riêng bạn.
4: Không sử dụng số làm tiêu đề cột và không bao gồm các đơn vị có dữ liệu
Sử dụng tiêu đề ở đầu cột và ở đầu hàng để xác định dữ liệu của bạn, vì chúng tạo các thao tác như sắp xếp dễ dàng hơn nhiều, nhưng không sử dụng các số như – 2012, 2013, v.v. – để làm nó.
Như được hiển thị trong hình trên, tiêu đề cột và hàng chỉ là số có thể vô tình được đưa vào tính toán. Nếu công thức của bạn chứa các hàm như:
AutoSum ,
AutoMax ,
Tự động trả tiền .
tự động chọn phạm vi dữ liệu cho đối số của hàm .
Thông thường, các hàm như vậy đầu tiên tìm kiếm các cột số ở trên nơi chúng được định vị và sau đó sang bên trái cho một hàng số và bất kỳ tiêu đề nào chỉ là số sẽ được bao gồm trong phạm vi đã chọn.
Các số được sử dụng làm tiêu đề hàng cũng có thể bị nhầm lẫn là một chuỗi dữ liệu khác nếu được chọn làm một phần của phạm vi cho biểu đồ chứ không phải là nhãn trục.
Định dạng số trong ô tiêu đề dưới dạng văn bản hoặc tạo nhãn văn bản theo trước mỗi số bằng dấu nháy đơn (‘) – chẳng hạn như’ 2012 và ‘2013. Dấu nháy đơn không hiển thị trong ô, nhưng nó thay đổi số thành dữ liệu văn bản.
Giữ các đơn vị trong các tiêu đề
Không: nhập đơn vị tiền tệ, nhiệt độ, khoảng cách hoặc các đơn vị khác vào từng ô bằng dữ liệu số.
Nếu bạn làm như vậy, có khả năng Excel hoặc Bảng tính Google sẽ xem tất cả dữ liệu của bạn dưới dạng văn bản.
Thay vào đó, đặt các đơn vị trong các tiêu đề ở đầu cột, trong đó, khi nó xảy ra, sẽ đảm bảo rằng các tiêu đề đó ít nhất là văn bản và sẽ không tạo ra vấn đề được thảo luận ở trên.
Văn bản bên trái, số sang phải
Một cách nhanh chóng để biết liệu bạn có dữ liệu văn bản hay số là kiểm tra sự căn chỉnh của dữ liệu trong một ô. Theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn chỉnh bên trái trong dữ liệu trên Excel và Bảng tính Google và dữ liệu số được căn chỉnh ở bên phải trong ô.
Mặc dù có thể dễ dàng thay đổi liên kết mặc định này, định dạng thường không được áp dụng cho đến sau khi tất cả dữ liệu và công thức được nhập, do đó, căn chỉnh mặc định có thể cung cấp cho bạn đầu mối về điều gì đó không ổn trong bảng tính.
Ký hiệu phần trăm và tiền tệ
Cách tốt nhất để nhập tất cả dữ liệu vào một trang tính là nhập chỉ số đơn giản và sau đó định dạng ô để hiển thị số chính xác – và điều này bao gồm tỷ lệ phần trăm và số tiền.
Tuy nhiên, Excel và Google Spreadsheets chấp nhận các ký hiệu phần trăm được nhập vào ô cùng với số và cả hai cũng nhận ra các ký hiệu tiền tệ phổ biến, chẳng hạn như ký hiệu đô la ($) hoặc ký hiệu bảng Anh (£) nếu chúng được nhập vào ô cùng với dữ liệu số, nhưng các ký hiệu tiền tệ khác, chẳng hạn như Rand Nam Phi (R), có thể sẽ được hiểu là văn bản.
Để tránh các vấn đề tiềm ẩn, hãy thực hiện theo thực tiễn tốt nhất được đề cập ở trên và nhập số tiền rồi định dạng ô cho tiền tệ thay vì nhập vào ký hiệu tiền tệ.
5: Sử dụng tham chiếu ô và phạm vi được đặt tên trong công thức
Cả hai tham chiếu ô và dải ô được đặt tên đều có thể và nên được sử dụng trong các công thức để làm cho công thức và mở rộng nhanh hơn và dễ dàng hơn, toàn bộ trang tính, không có lỗi và cập nhật.
Tham chiếu ô là kết hợp của chữ cái cột và số hàng của ô – chẳng hạn như A1, B23 và W987 – và được sử dụng để xác định vị trí của dữ liệu trong một trang tính.
Phạm vi được đặt tên hoặc tên được xác định tương tự như tham chiếu ô ở chỗ nó được sử dụng để xác định ô hoặc dải ô trong trang tính.
Tham chiếu dữ liệu trong công thức
Các công thức được sử dụng trong dữ liệu trên Excel để thực hiện các phép tính – chẳng hạn như cộng hoặc trừ.
Nếu các số thực được bao gồm trong các công thức – chẳng hạn như:
= 5 + 3
Mỗi lần dữ liệu thay đổi – nói đến 7 và 6, công thức cần phải được chỉnh sửa và các số thay đổi để công thức trở thành:
= 7 + 6
Nếu, thay vào đó, dữ liệu được nhập vào các ô trong trang tính, tham chiếu ô – hoặc tên dải ô – có thể được sử dụng trong công thức thay vì số.
Nếu số 5 được nhập vào ô A 1 và 3 vào ô A2, công thức sẽ trở thành:
= A1 + A2
Để cập nhật dữ liệu, thay đổi nội dung của ô A1 và A2, nhưng công thức vẫn giữ nguyên – Excel tự động cập nhật kết quả công thức.
Tiết kiệm thời gian và công sức được tăng lên nếu bảng tính chứa các công thức phức tạp hơn và nếu nhiều công thức tham chiếu cùng một dữ liệu vì dữ liệu chỉ cần được thay đổi ở một vị trí và tất cả các công thức tham chiếu nó sẽ được cập nhật.
Sử dụng tham chiếu ô hoặc dải ô được đặt tên cũng làm cho trang tính của bạn an toàn hơn, vì nó cho phép bạn bảo vệ các công thức khỏi các thay đổi ngẫu nhiên trong khi để lại các ô dữ liệu có thể thay đổi.
Chỉ vào dữ liệu
Một tính năng khác của dữ liệu trên Excel và Bảng tính Google là chúng cho phép bạn nhập tham chiếu ô hoặc tên dải ô vào công thức bằng cách sử dụng trỏ – liên quan đến việc nhấp vào ô để nhập tham chiếu vào công thức.
Chỉ ra làm giảm khả năng xảy ra lỗi do nhập sai tham chiếu ô hoặc viết sai chính tả tên dải ô.
Sử dụng phạm vi đã đặt tên để chọn dữ liệu
Đưa một vùng dữ liệu có liên quan vào một tên có thể làm cho nó dễ dàng hơn nhiều khi chọn dữ liệu khi thực hiện các loại hoặc các hoạt động lọc.
Nếu kích thước của vùng dữ liệu thay đổi, phạm vi của tên có thể dễ dàng được chỉnh sửa bằng Trình quản lý tên .
6: Không để các ô chứa các công thức không được bảo vệ
Sau khi dành quá nhiều thời gian để công thức của họ chính xác và sử dụng các tham chiếu ô chính xác, nhiều người mắc lỗi khi để những công thức đó dễ bị tổn thương do những thay đổi ngẫu nhiên hoặc có chủ ý.
Bằng cách đặt dữ liệu vào ô trong trang tính và sau đó tham chiếu dữ liệu đó trong công thức, cho phép các ô chứa công thức bị khóa và, nếu cần thiết, mật khẩu được bảo vệ để giữ an toàn cho chúng.
Đồng thời, các ô chứa dữ liệu có thể được mở khóa để các thay đổi có thể dễ dàng được nhập để giữ cho bảng tính được cập nhật.
Bảo vệ trang tính hoặc sổ làm việc là quy trình gồm hai bước:
Đảm bảo rằng các ô chính xác bị khóa
Áp dụng tùy chọn bảo vệ trang tính – và nếu muốn, hãy thêm mật khẩu
Làm sắp xếp dữ liệu của bạn sau khi bạn đã nhập xong.
Làm việc với một lượng nhỏ dữ liệu chưa được phân loại trong Excel hoặc Bảng tính Google thường không phải là vấn đề, nhưng khi số lượng dữ liệu tăng lên thì khó khăn khi làm việc với nó hiệu quả như thế nào.
Dữ liệu được sắp xếp dễ hiểu hơn và phân tích cũng như một số chức năng và công cụ, chẳng hạn như VLOOKUP và SUBTOTAL yêu cầu dữ liệu được sắp xếp để trả lại kết quả chính xác.
Ngoài ra, việc sắp xếp dữ liệu của bạn theo nhiều cách khác nhau có thể giúp bạn dễ dàng phát hiện các xu hướng không rõ ràng lúc đầu.
Chọn dữ liệu cần sắp xếp
Trước khi dữ liệu có thể được sắp xếp,dữ liệu trên Excel cần biết phạm vi chính xác cần sắp xếp, và thông thường, Excel là khá tốt trong việc chọn các vùng dữ liệu liên quan – miễn là khi nó được nhập vào,
không có hàng hoặc cột trống nào được để trong một vùng dữ liệu liên quan;
và các hàng và cột trống được để lại giữa các khu vực của dữ liệu có liên quan.
Excel thậm chí sẽ xác định, khá chính xác, nếu vùng dữ liệu có tên trường và loại trừ hàng này khỏi các bản ghi được sắp xếp.
Tuy nhiên, cho phép Excel chọn phạm vi cần sắp xếp có thể nguy hiểm – đặc biệt là với lượng lớn dữ liệu khó kiểm tra.
Sử dụng tên để chọn dữ liệu
Để đảm bảo rằng dữ liệu trên excel chính xác được chọn, hãy chọn phạm vi trước khi bắt đầu sắp xếp.
Nếu cùng một phạm vi được sắp xếp nhiều lần, cách tiếp cận tốt nhất là cung cấp cho nó aName.
Nếu tên được xác định cho phạm vi được sắp xếp, hãy nhập tên trong Hộp Tên , hoặc chọn tên từ danh sách thả xuống được liên kết và Excel sẽ tự động làm nổi bật phạm vi dữ liệu chính xác trong trang tính.
Hàng và cột ẩn và sắp xếp
Hàng và cột ẩn dữ liệu này không được chuyển trong phân loại, vì vậy họ cần phải được unhidden trước khi loại diễn ra.
Ví dụ, nếu hàng 7 bị ẩn, và nó là một phần của một loạt dữ liệu được sắp xếp, nó sẽ vẫn là hàng 7 thay vì được di chuyển đến vị trí chính xác của nó như là kết quả của việc sắp xếp.
Cũng vậy với các cột dữ liệu. Sắp xếp theo hàng liên quan đến việc sắp xếp lại các cột dữ liệu, nhưng nếu Cột B bị ẩn trước khi sắp xếp, nó sẽ vẫn là Cột B và không được sắp xếp lại với các cột khác trong phạm vi được sắp xếp.
8: Tất cả các số nên được lưu trữ dưới dạng số trong dữ liệu trên excel
Kiểm tra xem tất cả các số có được lưu trữ dưới dạng số không. Nếu kết quả không phải là những gì bạn mong đợi, cột có thể chứa số được lưu dưới dạng văn bản chứ không phải là số. Ví dụ: số âm được nhập từ một số hệ thống kế toán hoặc số được nhập với dấu ‘(dấu nháy đơn)’ được lưu trữ dưới dạng văn bản.
Khi bạn nhanh chóng sắp xếp dữ liệu bằng nút AZ hoặc ZA, mọi thứ có thể bị lỗi nghiêm trọng. Nếu có một hàng trống hoặc cột trống bên trong dữ liệu, một phần dữ liệu có thể được sắp xếp, trong khi dữ liệu khác bị bỏ qua. Hãy tưởng tượng các mớ hỗn độn bạn sẽ có, nếu tên và số điện thoại không còn phù hợp, hoặc nếu đơn đặt hàng đi đến các khách hàng sai!
Cách dễ nhất để đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu chính xác được chọn trước khi sắp xếp là đặt tên cho nó.
Giả định thứ hai ảnh hưởng đến chính xác những gì dữ liệu trên Excel sắp xếp. Nếu bạn chọn một ô đơn lẻ, dữ liệu trên Excel sẽ mở rộng vùng chọn để chọn phạm vi (giống như nhấn Ctrl + Shift + 8) được bao quanh bởi một hoặc nhiều cột và hàng trống. Sau đó nó kiểm tra hàng đầu tiên trong phạm vi được chọn để xác định xem nó có chứa thông tin tiêu đề hay không.
Đây là nơi phân loại với các công cụ thanh công cụ có thể trở nên khó khăn – tiêu đề của bạn (giả sử bạn có một) phải đáp ứng một số hướng dẫn khá nghiêm ngặt để Excel nhận ra nó như một tiêu đề. Ví dụ: nếu có bất kỳ ô trống nào trong hàng tiêu đề, Excel có thể cho rằng đó không phải là tiêu đề. Tương tự, nếu hàng tiêu đề được định dạng giống như các hàng khác trong phạm vi dữ liệu, thì nó có thể không nhận ra nó. Đồng thời, nếu bảng dữ liệu của bạn chứa toàn bộ văn bản và hàng tiêu đề của bạn không chứa gì ngoài văn bản, Excel sẽ – hầu như tất cả thời gian – không nhận ra hàng tiêu đề. (Hàng trông giống như một hàng dữ liệu khác trong dữ liệu trên Excel.)
Chỉ sau khi chọn phạm vi và xác định nếu có hàng tiêu đề Excel sẽ thực hiện sắp xếp thực tế. Làm thế nào bạn hài lòng với kết quả phụ thuộc vào việc Excel có cả lựa chọn phạm vi và xác định hàng tiêu đề đúng hay không. Ví dụ, nếu Excel không nghĩ rằng bạn có một hàng tiêu đề, và bạn làm, thì tiêu đề của bạn được sắp xếp vào phần thân của dữ liệu; đây thường là một điều xấu.
Để đảm bảo rằng phạm vi dữ liệu của bạn được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + 8 để xem những gì dữ liệu trên Excel chọn; đây là những gì sẽ được sắp xếp. Nếu nó không phù hợp với mong đợi của bạn, thì bạn cần phải sửa đổi các ký tự của dữ liệu trong bảng của bạn, hoặc bạn cần phải chọn phạm vi dữ liệu trước khi sử dụng hộp thoại Sắp xếp.
Để đảm bảo rằng tiêu đề của bạn được nhận dạng chính xác, hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + 8 để chọn phạm vi dữ liệu, sau đó xem hàng đầu tiên. Nếu tiêu đề của bạn có các ô trống trong số các hàng được chọn trong hàng đầu tiên hoặc hàng đầu tiên được định dạng giống như hàng thứ hai hoặc bạn có nhiều hàng tiêu đề được chọn, thì Excel giả định bạn không có hàng tiêu đề nào cả. Để sửa lỗi này, hãy thực hiện các thay đổi trong hàng tiêu đề của bạn để đảm bảo nó được Excel nhận dạng đúng.
Cuối cùng, tất cả các cược có thể bị tắt nếu bảng dữ liệu của bạn sử dụng các tiêu đề nhiều hàng. Excel có một thời gian khó nhận ra chúng. Bạn hợp chất vấn đề khi bạn mong đợi nó bao gồm các hàng trống trong tiêu đề đó; nó không thể tự động làm điều đó. Bạn có thể, tuy nhiên, chỉ cần chọn tất cả các hàng bạn muốn sắp xếp trước khi thực hiện sắp xếp. Nói cách khác, hãy cụ thể trong những gì bạn muốn Excel sắp xếp; đừng để Excel đưa ra giả định cho bạn.
Ngày và thời gian được lưu trữ dưới dạng văn bản
Nếu kết quả sắp xếp theo ngày không được như mong đợi, dữ liệu trong cột chứa khóa sắp xếp có thể chứa ngày hoặc thời gian được lưu dưới dạng dữ liệu văn bản thay vì số (ngày và giờ chỉ là dữ liệu số được định dạng).
Trong hình trên, hồ sơ cho A. Peterson đã kết thúc ở cuối danh sách, khi nào, dựa trên ngày vay – ngày 5 tháng 11 năm 2014 -, hồ sơ phải được đặt phía trên hồ sơ cho A. Wilson, cũng có ngày vay ngày 5 tháng 11.
Lý do cho các kết quả bất ngờ là ngày vay cho A. Peterson đã được lưu trữ dưới dạng văn bản, chứ không phải là một số
Dữ liệu hỗn hợp và Sắp xếp nhanh.
Khi sử dụng phương thức sắp xếp nhanh các bản ghi chứa dữ liệu văn bản và số được trộn lẫn với nhau, Excel sắp xếp riêng dữ liệu số và văn bản – đặt các bản ghi với dữ liệu văn bản ở cuối danh sách được sắp xếp.
Excel cũng có thể bao gồm các tiêu đề cột trong kết quả sắp xếp – giải thích chúng như một hàng dữ liệu văn bản khác chứ không phải là tên trường cho bảng dữ liệu.
Sắp xếp cảnh báo – Sắp xếp hộp thoại
Như được hiển thị trong hình trên, nếu hộp thoại Sắp xếp được sử dụng, ngay cả đối với các loại trên một cột, Excel sẽ hiển thị một thông báo cảnh báo rằng nó đã gặp dữ liệu được lưu dưới dạng văn bản và cung cấp cho bạn lựa chọn:
Sắp xếp mọi thứ trông giống như một số dưới dạng số
Sắp xếp số và số được lưu dưới dạng văn bản riêng biệt
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên,dữ liệu trên Excel sẽ cố gắng đặt dữ liệu văn bản vào đúng vị trí của kết quả sắp xếp.
Chọn tùy chọn thứ hai và Excel sẽ đặt các bản ghi chứa dữ liệu văn bản ở dưới cùng của các kết quả sắp xếp – giống như với các loại nhanh.