Kế toán xuất nhập khẩu là gì?

Trước khi tìm hiểu công việc cụ thể của kế toán xuất nhập khẩu, chúng ta cần nắm được khái niệm xuất nhập khẩu là gì. Hiểu đơn giản thì đây là hoạt động trao đổi mua bán hàng hóa và dịch vụ diễn ra giữa các chủ thể kinh doanh ở hai hay nhiều quốc gia khác nhau. Cụ thể hơn, nếu nói doanh nghiệp A nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp B thì nghĩa là doanh nghiệp A đang mua hàng hóa bán ra từ doanh nghiệp B, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp B đang xuất khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp A nhập vào.

Do có sự trao đổi hàng hóa vượt ra khỏi biên giới quốc gia như vậy nên kế toán xuất nhập khẩu không phải là một công việc đơn giản. Vậy cụ thể thì vị trí này phải đảm đương những công việc như thế nào?

Công việc cụ thể của kế toán xuất nhập khẩu

Do tính chất quốc tế của giao dịch trao đổi hàng hóa nên không giống như kế toán mua hàng hay bán hàng thông thường, kế toán xuất nhập khẩu sẽ phải thường xuyên làm việc trực tiếp với những cơ quan, tổ chức có liên quan đến hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu như hải quan, ngân hàng thương mại… Một số công việc thường phải làm của vị trí này như sau:

• Làm hồ sơ kê khai hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu, kiểm kê hàng hóa cùng với cơ quan hải quan

• Kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu, hạch toán kết quả kinh doanh, làm chứng từ xin phép thông quan

• Thường xuyên cập nhật thông tin về tỷ giá ngoại tệ trong ngày

• Làm thủ tục mở L/C, thanh toán T/T cho hàng hóa xuất nhập khẩu

• Theo dõi và hỗ trợ phòng kế toán trong việc đốc thúc và thu hồi công nợ của khách hàng

• Giải quyết bộ chứng từ không hợp lệ để làm thủ tục hải quan xuất được hàng ra khỏi cảng

• Lo các thủ tục làm bộ chứng từ khi xuất khẩu hàng để giao cho ngân hàng nhờ thu hộ tiền

• Nộp thuế xuất nhập khẩu và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước

• Hạch toán và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ và hạch toán vào sổ kế toán và phần mềm

• Thực hiện quy trình xuất – nhập hàng hóa, hàng tồn kho trong công ty

Có thể thấy, bên cạnh những công việc của một kế toán thông thường như hạch toán, nộp thuế, giải quyết công nợ… thì kế toán xuất nhập khẩu còn phải đảm đương khá nhiều những công việc chuyên ngành như mở L/C, lo liệu chứng từ hải quan, cập nhật tỷ giá ngoại tệ… Đây không phải những công việc quá phức tạp nhưng đòi hỏi kế toán phải có sự cẩn thận, tỉ mỉ và kiến thức chuyên ngành sâu rộng để có thể hoàn thành một cách tốt nhất.

Nhiệm vụ của kế toán xuất nhập khẩu

Bên cạnh những công việc chính ở bên trên, kế toán xuất nhập khẩu còn phải chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ sau đây:

• Phản ánh và kiểm tra tình hình ký kết, thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu, kiểm tra việc bảo đảm an toàn hàng hóa xuất nhập khẩu cả về số lượng lẫn chất lượng

• Tổ chức kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ hàng hóa, nghiệp vụ thanh toán ngoại thương một cách hợp lý và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

• Cung cấp số liệu và tài liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu

• Kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán giữa các bên, phản ánh chính xác kịp thời tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, nhóm hàng

• Xác định chính xác và đầy đủ chi phí cho hàng xuất nhập khẩu theo từng khâu, từng giai đoạn, phải sử dụng tiết kiệm vật tư, nguồn vốn đảm bảo an toàn cho hàng nhập khẩu, từ đó bảo toàn vốn và phát triển vốn kinh doanh

• Kiểm tra, phân tích các chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác lập kế hoạch, theo dõi và thực hiện lập kế hoạch

Yêu cầu đối với kế toán xuất nhập khẩu

Để hoàn thành tốt các nhiệm vụ cũng như công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa như trên, kế toán cần đáp ứng đủ các yêu cầu về chuyên môn cũng như kỹ năng như sau:

• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu: thủ tục thanh lý, khai báo định mức hải quan… và những công việc liên quan đến xuất nhập khẩu

• Nhanh nhẹn, nhiệt tình trong công việc và chịu được áp lực cao

• Nắm chắc luật quốc tế và các luật thuế thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu

• Hiểu rõ các điều khoản trong các hợp đồng xuất nhập khẩu như điều kiện giao hàng (CIF, FOB) hoặc hình thức thanh toán (T/T, L/C)

• Thành thạo tiếng Anh để đọc hiểu được hợp đồng và các chứng từ liên quan