1. Khi nhận được hợp đồng xây dựng

Dựa vào dự toán của Bảng tổng hợp vật liệu của công trình trong xây dựng và đối chiếu với Bảng nhập xuất tồn kho xem còn thiếu vật tư nào rồi in ra trình sếp, cai công trình, cán bộ quản lý theo dõi công trình hoặc bạn sẽ theo dõi liên hệ đi lấy hóa đơn vật tư đầu vào cho đủ như theo bảng dự toán.

Hóa đơn chứng từ phải lấy về được trước ngày nghiệm thu công trình xây dựng, giá mua vào của vật tư thấp hơn hoặc bằng giá trên dự toán của Bảng tổng hợp vật liệu nếu cao hơn thì cũng chênh lệch chút ít nếu ko sẽ bị bóc ra khi quyết toán thuế.

 BẢNG TỔNG HỢP VẬT LIỆU

STT	Mã VT	Tên vật tư	Đơn vị	Hao phí	Giá gốc(Đ)	Giá trung bình (Đ)	Chênh lệch	Thành tiền
1	00058	Đá 1*2	M3	10,9591	108,154	108,154
2	00896	Đinh các loại	Kg	7,2360	9,391	9,391
3	25048	Cát vàng	M3	6,0639	70,421	70,421
4	19000	Gỗ	M3	0,1800	1,435,419	1,435,419
5	00100	Nước	Lít	2,275,500	4	4
6	11067	Xi măng PC30	Kg	3,456,300	735	735
7	09066	Vật liệu khác	%
		Cộng vật liệu:

2. Hạch toán chi phí cho công trình

2.1.  Chi phí nguyên vật liệu xây dựng

Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu

• Qua kho: Nguyên vật liệu mua vào: xi măng, sắt thép,…
• Tập hợp lại các chứng từ liên quan để ghim lại theo dõi:
  • Phiếu nhập kho
  • Hóa đơn
  • Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán
  • Hợp đồng và thanh lý hợp đồng phô tô nếu có
  • Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc phiếu kế toán nếu mua nợ
  • Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng.
• Hạch toán nhập, xuất nguyên vật liệu:
  • Mua nguyên vật liệu: Nợ TK 152,1331 / Có TK 111,112,331
  • Xuất nguyên vật liệu cho công trình: Nợ TK 621 / Có TK 152
  • Chứng từ: Phiếu xuất kho + Phiếu yêu cầu vật tư
  • Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 621

                                                   PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ

STT	Nguyên vật liệu	Tài khoản chi phí	Đơn vị tính	Số lượng yêu cầu
1	Gỗ tấm Liễu	621	M3	0,75
2	Gỗ tấm Bạch đàn 1.2 * 1.2	621	Chiếc	150,00
3	Gỗ tấm Hồ đào 1000 mm	621	M	80,00
4	Sơn tổng hợp MLP	621	Lít	20,00
5	Sơn tráng đen	621	Lít	30,00
6	Đinh vít 6 mm	621	Kg	23,00
7	Đinh vít 13 mm	621	Kg	11,50

• Xuất thẳng xuống công trình không qua kho: Nguyên vật liệu cát, đá, sỏi,…
• Tập hợp các chứng từ liên quan ghim lại thành bộ theo dõi:
  • Hóa đơn
  • Phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán
  • Hợp đồng và thanh lý hợp đồng phô tô nếu có
  • Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc phiếu kế toán nếu mua nợ
  • Ủy nhiệm chi và các chứng từ ngân hàng khác

Hạch toán

 

• • Xuất thẳng nguyên vật liệu cho công trình: Nợ TK 621,1331 / Có TK 111,112,331
  • Cuối kỳ kết chuyển: Nợ TK 154 / Có TK 621

Tạo mã từng công trình:

• Trường hợp có nhiều công trình đang theo dõi tính giá thành, căn cứ phiếu yêu cầu làm phiếu xuất kho cho công trình, mỗi công trình là một mã 15401, 15402, 15403,… để theo dõi giá thành riêng cho từng công trình.
• Khi xuất vật tư, bạn sẽ phải xuất chi tiết cho công trình, để tập hợp chi phí vào công trình đó để theo dõi tính giá thành cho từng công trình : 15401, 15402, 15403,…bạn dựa vào Bảng phân tích vật tư rồi xuất vật tư cho công trình thi công.

Cuối kỳ:

 Kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình: 15401, 15402, 15403,…

Nợ TK 154 / Có TK 621

Chú ý:

Vật tư trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể  khớp 100% với dự toán được mà sẽ có hao hụt như người thợ làm hư hoặc kỹ thuật tay nghề yếu kém gây lãng phí khi thi công, đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này, kể cả chi phí nhân công cũng vậy nếu lớn hơn đều bị xuất toán ra.

• Nếu vật liệu đưa vào thấp hơn là do kỹ thuật tay nghề thợ xây tốt giảm chi phí đầu vào => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế không sao cả.
• Nhưng nếu xuất vật liệu đầu vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì.

Một là:

• • Loại ngay từ đầu khi quyết toán thuế TNDN cuối năm phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tời khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường) / Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
• Hai là:
  • Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kết thúc lúc kết chuyển giá vốn sẽ ghi:
  • Nợ TK 154 / Có TK 621
  • Nợ TK 632 / Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán
• Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN  phải loại trừ phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 = TK 632 chênh lệch vượt dự toán  của tờ khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)

Với vật liệu phải có đủ

• Phiếu nhập
• Phiếu xuất, phiếu yêu cầu đi kèm nếu có
• Xuất Nhập Tồn tổng hợp
• Thẻ Kho chi tiết
• Bảng tính Giá thành (nếu có)

2.2.  Chi phí nhân công công trình

2.2.1.  Chi phí nhân công chính

Để là chi phí hợp lý được trừ và không bị xuất toán khi tính thuế TNDN bạn phải có đầy đủ các thủ tục sau:

• Hợp đồng lao động
• Bảng chấm công hàng tháng
• Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
• Tạm ứng, thưởng, tăng ca thêm giờ nếu có ….
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi => Tất cả có ký tá đầy đủ => Thiếu 1 trong các cái trên cơ quan thuế sẽ loại trừ ra vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào và bị xuất toán khi quyết toán thuế TN.

Hạch toán:

 Nợ TK 622, 627/ Có TK 334 Chi trả: Nợ TK 334/ Có TK 111,112

Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402, 15403,…

Nợ TK 154/ Có TK 622 .

Chú ý:

Chi phí nhân công  trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể  khớp 100% đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này.

• Nếu chi phí nhân công đưa vào giảm chi phí => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế ko sao cả
• Nhưng nếu chi phí nhân công vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:
• Một là:
  • Loại ngay từ đầu khi quyết toán thuế TNDN cuối năm phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tờ khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (Phần chi phí nhân công trực tiếp vượt trên mức bình thường)/ Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp.
• Hai là:
  • Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kêt thúc lúc kết chuyển giá vốn
  • Nợ TK 154/ Có TK 622
  • Nợ TK 632/ Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán

2.2.2.  Chi phí nhân công thời vụ:

Lao động thời vụ (), trên hợp đồng bạn phải ghi rõ là trong lương đã bao gồm phụ cấp theo lương và BHXH, BHYT , BHTN

Để không phải khấu trừ 10% tại nguồn bạn phải bản cam kết mẫu số 23/BCK-TNCN (làm khi ký hợp đồng, đừng để cuối năm quyết toán mới làm) cam kết 1 năm ko quá 108 triệu = 12 tháng x 9 triệu/tháng khấu trừ bản thân.

Chú ý: 

 

Cá nhân làm bản cam kết 23 phải là người có MST. 

Các đối tượng này vẫn được khấu trừ gia cảnh bình thường:

• Đối với người phụ thuộc: 3,6 triệu đồng/tháng.
• Đối với người nộp thuế : 9 triệu đồng/tháng, 108 triệu đồng/năm.

Lưu ý:

• Nhân công thuê ngoài ký HĐLĐ phải dưới 3 tháng thì không phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
• Nhân công thuê ngoài tối đa chỉ được ký HĐLĐ 2 lần/1năm. (Mỗi lần ký phải cách quãng về thời gian.
• Khi ký HĐLĐ trong HĐLĐ phải nêu rõ thu nhập hàng tháng bao  nhiêu tiền trên 1 tháng hoặc bao nhiêu tiền trên 1 ngày công (chú ý: các khoản phụ cấp được trả trực tiếp vào lương BHXH trả trực tiếp vào lương).
• Phải làm bản cam kết thu nhập không quá = 9 x 12 tháng = 108 tr/năm. (Theo mẫu số 23 của TT số 156).
• Nếu có nhiều nhân công thuê ngoài có thể lập danh sách ủy quyền cho tổ trưởng tổ nhân công thay thay mặt cho tổ ký HĐLĐ (trong danh sách ủy quyền phải có chữ ký của người ủy quyền).
• Trong nhận bảng lương, nhận các khoản tăng ca, làm thêm giờ (nhất nhất phải có chữ ký của người lao động giống nhau).
• Hồ sơ trên phải bao gồm 1 CMND photo của người lao động (có công chứng càng chặt chẽ).

2.3.  Chi chi phí sản xuất chung trong kế toán

Hạch toán phát sinh chi phí sản xuất chung trong kỳ

Nợ TK 627,1331/ Có TK 111,112,331,142,242,…

Chi phí này phân bổ theo yếu tố nguyên vật liệu xuất dùng:

Phân bổ = (Tiêu chí phân bổ * 100 / tổng 621 trong tháng) % *  tổng 627 trong tháng.

Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402, 15403,…

Nợ TK 154/ Có TK 627.

Chú ý:

Chi phí SXC  trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể  khớp 100% đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao cơ quan thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này.

• Nếu chi phí SXC đưa vào giảm chi phí => giảm giá thành => giảm giá vốn => Lãi khi quyết toán thuế ko sao cả.
• Nhưng nếu chi phí SXC vào cao hơn dự toán thì nếu làm theo đúng chuẩn mực kế toán thì:
• Một là:
  • Loại ngay từ đầu khi cuối năm quyết toán thuế TNDN  phải loại trừ phần chi phí này ra, ở tờ khai quyết toán TNDN nó nằm ở mục B4 của tời khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%).
  • Nợ TK 632 – Giá vốn bán hàng (Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ hoặc vượt dự toán)/ Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung.
• Hai là:
  • Vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi và sau này khi công trình kêt thúc lúc kết chuyển giá vốn.
• Hạch toán:
  • Nợ 154/ Có TK 627
  • Nợ 632/ Có TK 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán

Các chứng từ:

• Hóa đơn đầu vào
• Phiếu chi tiền
• Phiếu hoạch toán
• Ủy nhiệm chi
• Bảng phân bổ CCDC, TSCĐ

3. Một số lưu ý về tập hợp chi phí xây dựng:

Nếu công trình chưa kết thúc kéo dài nhiều tháng, năm thì cứ treo trên 154. Khi hoàn thành thì cần: 

lập biên bản nghiệm thu hoàn thành + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + quyết toán khối lượng là dựa vào khối lượng thực tế đã thi công và thanh thoán + xuất hóa đơn theo giá trị thực tế này.

• Doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131/ Có TK 511, 33311
• Giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 154

Sau khi kết thúc mỗi công trình: Lấy một thùng các tông bỏ hết tất cả tài liệu vào đó (Hợp đồng, thanh lý, biên bản xác nhận khối lượng, biên bản nghiệm thu, công văn, hồ sơ thanh toán, hồ sơ hoàn công, bản vẽ hoàn công, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thương thảo hợp đồng…) dán nhãn mác ghi chú tên công trình mã 154.

Các vấn đề khác:

• Các căn cứ để xuất vật tư, và nhân công, chi phí sản xuất chung phải bám sát để tránh đưa vào vượt khung => bị xuất toán sau này.
• Dự toán là do các kỹ sư xây dựng ở phòng kỹ thuật lập bạn sang bên đó xin bản mềm bằng excel hoặc bằng quyển dự toán: trong dự toán có định mức nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung, và chi phí máy thi công,… tất cả thể hiện đầy đủ trên Bảng tổng hợp kinh phí.

4. Xuất hóa đơn đối với xây dựng

Theo khoản 2 điều 16 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014:

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy: Các khoản ứng trước của khách hàng không được xuất hóa đơn mà chỉ theo dõi công nợ 131

Loại công trình cuốn chiếu làm đến đâu nghiệm thu đến đó (gọi là phân đoạn, nghiệm thu giai đoạn) => gọi là nghiệm thu giai đoạn thi công, hạng mục nào làm xong nghiệm thu luôn thanh toán xuất hóa đơn luôn.

Ví Dụ:

• Giai đoạn 1: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 1 + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 1 + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 1 => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 1.
• Giai đoạn 2: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 2 + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 2 + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 2 => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 2.

• Cứ như vậy cho đến khi kết thúc công trình.

Kết thúc công trình bằng các giai đoạn cộng lại: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình. Sau đó xuất hóa đơn GTGT phần còn lại + thanh lý hợp đồng.

• Trên Thực tế: Mỗi lần ứng là chủ đầu tư đều yêu cầu xuất hóa đơn mới cho tạm ứng do đó để  hợp thức hóa tiền tạm ứng cho các hóa đơn xuất ra thì phải làm: Biên bản nghiệm thu + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành trong giai đoạn, theo kiểu cuốn chiếu cho đúng luật chế độ sử dụng hóa đơn.
• Tức bên thi công phải thi công xây dựng hết các hạng mục toàn bộ để tiến hành nghiệp thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng.
• Kết thúc công trình: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình. Xuất hóa đơn GTGT + thanh lý hợp đồng.

Kết luận:

 Nếu đã nghiệm thu công trình thì là thời điểm xuất hóa đơn tài chính, nếu không xuất thì sẽ bị phạt, cụ thể theo khoản 3 điều 11 Thông tư Số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014:

• Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• Ngoài ra còn bị phạt tiền 10.000.000  đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên.
• Phạt hành chính
• Phạt chậm nộp thuế.