1. Nhập sổ sách ( Hướng dẫn sử dụng phần mềm )

Với giao diện được thu nhỏ, phân hệ nhập sổ sách gồm có:

1.1.Nhập chứng từ:

Tại đây kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh nhập các chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh hàng ngày như: Mua hàng phải trả, VAT vào phải trả, Bán hàng thu tiền mặt, VAT thu tiền mặt, Bán chưa thu tiền, VAT phải thu, Giá vốn hàng hóa…

Hướng dẫn cách nhập:

Giao diện của phần Nhập chứng từ như trên hình vẽ:

• Số chứng từ:  Nhập vào số hóa đơn, GBN, GBC, UNC, riêng đối với phiếu kế toán tự điền số thứ tự tăng dần.
• Ngày chứng từ: Nhập theo định dạng Ngày/Tháng/ Năm
• Diễn giải: Ở đây có thể chọn Diễn giải nhanh bằng cách bấm số tương ứng trong danh sách có hoặc diễn giải theo cách của bạn ở Sheet Tài khoản.
• Mã Khách hàng, NCC, Người Giao dịch, Công ty, Địa chỉ: chọn tương ứng đối với từng Khách hàng, NCC
• Kích vào nhập chứng từ sau khi khai báo đầy đủ các thông tin trên, sau đó phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tương ứng.

Lưu ý:

Nhập số tiền với 1 định khoản 1 Nợ 1 Có. Sau khi bấm hạch toán thì nhập tiếp số tiền với định khoản tiếp.  Sau khi định khoản xong bấm Ghi Sổ để làm chứng từ tiếp theo hoặc Sang Nhập Kho (Với trường hợp liên quan đến hàng hóa) với thông tin hóa đơn tương ứng.

Tại phần vào sổ kế toán này, bạn cũng có thể Tạo Mã KH NCC và Tạo Mã Hàng mới ngay trên đây, chỉ cần click chuột vào “Tạo mã KH NCC” và Tạo Mã Hàng mới”.

Bạn muốn làm mới một chứng từ khi đang làm sai, click chuột vào hình cái chổi “Làm mới”. Trở lại màn hình chính click “ Menu”.

1.2.Nhập kho

Giao diện của phần Nhập kho:

Cũng giống với phần Nhập chứng từ, Phần kho phản ánh liên quan đến hàng hóa, vật tư nhập xuất  trong kỳ.

Hướng dẫn sử dụng: Cách nhập dữ liệu vào tương tự với phần Nhập chứng từ.

Phần Chọn kỳ kế toán: Bạn có thể dễ dàng chọn thời gian cần hạch toán của các nghiệp vụ cần làm bằng cách chọn kỳ kế toán tương ứng từ ngày nào đến ngày nào. Hay chọn ngày in sổ.

Việc kết chuyển cuối kỳ được thực hiện vào cuối kỳ của mỗi doanh nghiệp. Khi hết kỳ kế toán muốn kết chuyển số dư cuối kỳ thì sẽ click vào “kết chuyển cuối kỳ”.

Bằng cách nhập sổ sách tương tự, bạn cũng có thể nhập các nghiệp vụ phát sinh vào 2 Sheet chính trên Excel: Sheet Data và Sheet Nhaplieu, 2 sheet này hoạt động độc lập với nhau.

Sheet Data: Ở đây  các bạn nhập đủ chỉ tiêu ở các cột theo chú thích của mỗi nghiệp vụ phát sinh tương ứng.

Nhập xong sheet này các bạn có các sổ liên quan tới nghiệp vụ đó, cứ thế nhập cho hết năm. Khi nào cần sửa chữa, thêm bớt chứng từ cứ thêm dòng như excel bình thường.

Sheet Nhaplieu: Ở đây phục vụ cho việc theo dõi kho hàng, NVL, CCDC hỗ trỡ báo cáo kho. Ngoài ra còn: Chấm công, theo dõi CDCD, khấu hao TSCĐ, cứ bấm vào hình admin để ra giao diện chính, tại giao diện này, có đủ phân hệ để các bạn vào xem.

2.Phân hệ Xem Sổ ( Hướng dẫn sử dụng phần mềm )

Để dễ dàng cho việc theo dõi các sổ theo các file excel độc lập, khi cần xem các sổ nào chỉ cần click thì sổ đó sẽ hiện lên mà chỉ cần vào giao diện chính ở từng phân hệ mà không bị chồng chéo lên nhau.

Bao gồm các Sổ sau:

• Sổ Cái Tài Khoản: Bạn chỉ cần chọn TK tương ứng thì phần mềm mềm hiện ra những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo TK kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
• Sổ Nhật ký chung: Sổ phản ảnh tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
• Sổ Chi tiết Các Tài Khoản: Phản ánh Số dư đầu kỳ, Cộng Phát sinh trong kỳ và Số dư cuối kỳ của các Tài khoản cần xem.
• Sổ Tiền Vay
• Sổ chi tiết Bán hàng
• Sổ Chi phí Kinh Doanh
• Tiền Gửi Ngân hàng
• Sổ Tổng hợp Z: Tổng hợp chi phí sản xuất dở dang trong kỳ
• Sổ Chi tiết Z
• Sổ Quỹ tiền mặt
• Sổ chi tiết tiền mặt
• Sổ nhật ký thu tiền mặt
• Sổ Nhật ký Chi tiền
• In Bìa Sổ: đây là đặc tính mới của Phần mềm kế toán Excel phiên bản 2.1.5 so với những phiên bản khác.

3.Báo Cáo

• Bảng Cân đối Số phát sinh
• Bảng Cân đối kế toán
• Kết quả Hoạt động Kinh doanh
• Thuyết Minh BCTC
• Tờ khai QT Thuế TNCN
• Lưu chuyển tiền tệ (Trực tiếp)
• Lưu chuyển tiền tệ (Gián tiếp)

Phân hệ này cũng phục vụ cho việc In phiếu Kế Toán, In Phiếu Thu, In Phiếu Chi bằng cách click chuột vào phiếu mà bạn muốn in.

Điền vào ô số phiếu thu- phiếu chi cuối cùng mà bạn có.