Trong quá trình làm việc phải có sự đồng nhất về tài khoản . Đồng nhất về mã hàng hóa, mã khách hàng, mã nhà cung cấp. Đồng nhất có nghĩa là mỗi khách hàng hàng hóa đều phải chi tiết theo từng loại. Từ đầu ta đặt mã nào thì các mã sau vẫn phải như thế.

Vậy thế nào là đồng nhất về tài khoản:

Nếu các bạn sử dụng tài khoản tổng hợp tức là TK cấp 1 thì trong cả quá trình hạch toán chúng ta luôn sử dụng TK cấp 1. Vd Tiền mặt – TK 111. Nếu các bạn sử dụng tài khoản chi tiết – TK cấp 2 thì cũng luôn phải sử dụng TK cấp 2. Vd Tiền mặt VNĐ – TK 1111.

Đồng nhất về mã hàng hóa , mã khách hàng, mã nhà cung cấp. Là việc chúng ta đặt tên chi tiết cho từng hàng hóa, từng khách hàng và từng nhà cung cấp. Để khi các bạn cần nhìn vào mã HH. Mã KH, NCC chúng ta có thể biết được rằng đó là mặt hàng nào. Giống như việc mỗi chúng ta có một cái tên để gọi riêng. Việc đặt mã còn liên quan tới việc tham chiếu để các bạn thực hiện các công thức hàm trên bảng excel.

Và một số lưu ý cho việc đặt mã là không bao giờ được phép trùng lặp để tránh nhầm lẫn. Sai sót trong quá trình hạch toán và sử dụng công thức hàm.

2. Quy trình hạch toán kế toán trên excel

2.1. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Liên quan đến Tk Phải thu của KH (131) vàTK phải trả KH (331). Vậy làm thế nào để biết được mã KH này đã có hay chưa. Ta vào này DMKH để kiểm tra xem KH đó có hay chưa . Nếu chưa thì mới lập mới.

+ Phát sinh  KH, NCC mới

Các bạn phải đặt mã KH, NCC trước khi hạch toán trên sổ NKC. Vậy làm thế nào để biết KH, NCC đó là mới hay cũ các bạn vào DMKH để kiểm tra xem KH, NCC đó đã tồn tại hay chưa. Nếu chưa phải lập ngay mã mới.

Ví dụ:

Các bạn dở trang số 9 quyển tài liệu học viên . Chúng ta thấy đây là Hóa đơn bán hàng của Công ty CP Dịch vụ và thương mại Hùng Thống bán hàng cho công ty CP cơ điện lạnh Việt Nam. Xác định rằng Công ty CP cơ điện lạnh VN chưa thanh toán tiền cho công ty Hùng Thống nên các bạn phải ghi nhận NCC này vào sổ công nợ phải trả NCC – TK 331. Việc đầu tiên là các bạn phải vào DMTK để xem đã xuất hiện NCC này chưa? Các bạn thấy là chưa đúng không ạ? Vậy công việc của chúng ta là phải đạt mã cho công ty Hùng Thống. Theo tôi chúng ta nên đặt mã như sau : 331HT ( HT là chữ viết tắt của Hùng Thống, Sau này các bạn chỉ cần nhìn vào TK là biết ngay đó là công nợ của công ty Hùng Thống)

Sau khi đã đặt mã xong các bạn vào sổ NKC . Hạch toán nghiệp vụ phát sinh theo tên Tài khoản đã đặt – chính là mã Người bán.

+ Nếu là KH, NCC cũ: đã có trong DMTK thì các bạn vào sổ NKC. Thực hiện việc hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh .( Giáo Viên thao tác)

2.2. Trường hợp phát sinh mới CCDC và TSCĐ hay các chi phí trả trước khác như tiền thuê nhà, thuê văn phòng…tức là lien quan đến TK 142 ,TK 242, TK 211, TK 214.

Các bạn chú ý đối với CCDC, TSCĐ, nếu nhập kho chúng ta đưa vào TK 153 với CCDC, TK 211 với TSCĐ. Tức là nếu chúng ta chưa đưa ngay vào sử dụng. còn nếu chúng ta đưa ngay vào sử dụng thì cho vào TK 142, 242, 214 tức là phải phân bổ. Tại sao chúng ta phải phân bổ: vì thông thường CCDC hay TSCĐ chúng ta đều không sử dụng hết trong 1 kỳ nên chúng ta phải phân bổ giá trị CCDC hay TSCĐ thành nhiều kỳ theo khung thời gian sử dụng của chúng. Vậy phân bổ dài hay ngắn hạn phụ thuộc vào tình hình hoạt động SXKD của doanh nghiệp tại thời điểm đó mà đôi khi còn phụ thuộc vào yêu cầu tài chính của Giám đốc. VD: khi DN lập kế hoạch vay tiền ngân hàng

Các bước thực hiện:

Bước 1. Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ NKC

Bước 2. Căn cứ vào thời gian sử dụng chúng ta lựa chọn bảng phân bổ phù hợp : dưới 1 năm tài chính là ngắn hạn – 142, trên 1 năm TC là dài hạn – 242. Riêng TSCĐ chúng ta đưa vào bảng KH TSCĐ. Sau khi xác định thời gian sử dụng, lựa chọn bảng phân bổ xong kế toán tiến hành khai báo thêm mã, tên CCDC hay TSCĐ…vào bảng phân bổ. 

2.3. Trường hợp phát sinh mua hoặc bán hang hóa 156, vật tư 152 (DN sản xuất)

2.3.1. TH mua hàng hóa, vật tư

B1: Hạch toán vào sổ NKC, chú ý ta hạch toán chung trên Tk 156 – hàng  hóa.

B2: Vào bảng kê phiếu nhập kho để khai báo thông tin hàng hóa được nhập kho. Nếu là hàng hóa nhập mua mới chưa có trong DMHH thì phải sang DMHH tạo mã mới.

Ta tiến hành đặt mã hàng bên danh mục hàng hóa . Sau đó ta sang bảng kê phiếu nhập kho hàng hóa, nhập các thông tin

Trường hợp Nếu mã hàng  đã có trong DMHH rồi thì ta tiến hành nhập như sau :

B1: tiến hành hạch toán nghiệp vụ kinh tế pháp sinh trên sổ NKC

B2: Sau đó vào bảng kê nhập kho hàng hóa

2.3.2. Trường hợp Bán hàng hóa vật tư

B1: trên sổ NKC, chúng ta hạch toán nghiệp vụ ghi nhận doanh thu TK 5111 và phản ánh giá vốn hàng bán. Lưu ý : phần giá vốn hàng bán các bạn chỉ định khoản mà để trống giá trị giá vốn hàng bán lý do Công ty CP cơ điện lạnh VN. Thực hiện tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.

B2: Vào bảng kê xuất kho hàng hóa

Nói tóm lại :

–         Khi xuất hiện KH, NCC, CCDC, TSCĐ, HH mới,…thì ta tiến hành đặt mã mới trên DMTK, DMKH. Và khai báo các thông tin trên các bảng phân bổ chi phí phù hợp.

–         Khi nhập mua hàng hóa : sau khi hạch toán trên sổ NKC vào bảng kê phiếu nhập kho để khai báo thông tin hàng được nhập mua

–         Khi bán hàng hóa : sau khi hạch toán trên sổ NKC vào bảng kê phiếu xuất kho để khai báo thông thin hàng xuất bán