Bảng cân đối số phát sinh tài khoản dùng để phản ánh tổng hợp số hiện có đầu năm, số phát sinh tăng, giảm trong năm và số hiện có cuối năm được phân loại theo tài khoản kế toán của các loại tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Cách lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản chi tiết từng chỉ tiêu

Kế toán Centax xin đưa ra ví dụ về mẫu bảng Cân đối số phát sinh như sau:

• Cột 1: Số hiệu tài khoản:

Ghi số hiệu của từng Tài khoản cấp 1 (hoặc cả tài khoản cấp 1 và cấp 2) doanh nghiệp đang sử dụng trong năm báo cáo.

•  Cột 2: Tên tài khoản: 

Ghi tên của từng tài khoản theo thứ tự từng loại mà DN đang sử dụng.

• Cột 3, 4 Số dư đầu kỳ:

– Phản ánh số dư Nợ đầu năm và dư Có đầu năm theo từng tài khoản.

– Số liệu để ghi được căn cứ vào sổ cái hoặc nhật ký – sổ cái, hoặc căn cứ vào số liệu ghi ở cột 7, 8 của Bảng cân đối tài khoản năm trước.

Cột 5, 6 Số phát sinh trong kỳ:

– Căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong kỳ báo cáo.

– Số liệu để ghi được căn cứ vào tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái trong kỳ báo cáo.

Số 7, 8 Số dư cuối kỳ

– Dùng để phản ánh số dư Nợ cuối kỳ và số dư Có cuối kỳ theo từng khoản mục của kỳ báo cáo.

– Số liệu ghi được tính như sau:

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm

2. Cách lập bảng cân đối số phát sinh trên Excel

Chúng tôi hướng dẫn cách lập bảng cân đối tài khoản trên Excel theo mẫu như hình minh họa ở trên. 

Các bước cụ thể như sau:

2.1 Cột Mã tài khoản, Tên Tài khoản: Dùng hàm Vlookup hoặc Copy từ Danh mục tài khoản về (Lưu ý với tài khoản cấp 2 của các tài khoản 333)

Lưu ý

: Phải đảm bảo rằng danh mục tài khoản luôn được cập nhật thường xuyên các TK về Khách hàng và phải đầy đủ nhất.

2.2 Cột dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm Vlookup tìm ở phần số dư đầu kỳ của bảng cân đối phát sinh của Tháng 1 hoặc số dư cuối kỳ trước về (Phần dư đầu kỳ)

Ví dụ: Năm 2014, doanh nghiệp cũng sử dụng mẫu Bảng cân đối số phát sinh như trên. Các bạn sử dụng hàm Vlookup tìm kiếm giá trị số dư đầu kỳ bên Nợ của Tài khoản 1111 như sau:

Tại cột 3, số dư Nợ đầu kỳ của Tài khoản 1111

=VLOOKUP(A7,’CĐPS 2014′!$A$4:$H$142,7,1)

Trong đó:  A7: là Mã Tài khoản

                    ‘CĐPS 2014’!$A$4:$H$142: Là bảng cân đối số phát sinh năm 2014

 7: Giá trị ô cần lấy trong bảng CĐPS năm 2014, trong trường hợp này là số dư Nợ cuối năm 2014

  1: Dò tìm giá trị tương đối

Cách làm tương tự với số dư Có đầu kỳ, Giá trị cần lấy là ô số 8 trong bảng CĐPS năm 2014.

Các tài khoản khác, các bạn chỉ cần copy công thức xuống.

2. Cột phát sinh Nợ, Phát sinh Có trong kỳ:

Sử dụng hàm SUMIF tổng hợp số liệu từ bảng Nhật ký chung của từng tháng sang (dãy ô điều kiện vẫn là cột  TK Nợ/ TK Có).

Ví dụ: Năm 2014, doanh nghiệp cũng sử dụng mẫu Bảng cân đối số phát sinh như trên. Các bạn sử dụng hàm SUMIF để tính tổng số phát sinh trong kỳ bên Có của Tài khoản 1111 như sau:

Tại cột 6, Số phát sinh trong kỳ bên Có của Tài Khoản 1111:

=SUMIF(‘NKC & SC’!H4:H1152,CĐPS2015!A7,’NKC & SC’!I4:I1152)

Trong đó: ‘NKC & SC’!H4:H1152: là cột bên Có của sổ Nhật ký chung

                    CĐPS2015!A7: Tài khoản cần tính tổng là Tài khoản 1121

                   ‘NKC & SC’!I4:I1152: Vùng cần tính tổng tức là số tiền phát sinh của sổ Nhật ký chung

Cách làm tượng tự như cột phát sinh trong kỳ bên Nợ của Tài khoản 1111. 

Các tài khoản khác, các bạn chỉ cần copy công thức xuống.

2.4 Số dư cuối kỳ

Cột Nợ = Max (Số dư Nợ đầu kỳ + Số PS Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số PS Có trong kỳ,0)

Cột Có = Max (Số dư Có đầu kỳ + Số PS Có trong kỳ – Số dư Nợ đầu lỳ – Số PS Nợ trong kỳ, 0)

Ví dụ, Năm 2014, doanh nghiệp cũng sử dụng mẫu Bảng cân đối số phát sinh như trên. Các bạn sử dụng hàm Max tìm để tính giá trị Số dư Nợ cuối kỳ của Tài khoản 1111:

Tại cột 7, Số dư cuối năm bên Nợ của Tài khoản 111:

=MAX(C7+E7-D7-F7,0)

Trong đó, C7: Số dư đầu kỳ bên Nợ của Tài khoản 1111

E7: Phát sinh trong kỳ bên Nợ của Tài khoản 1111

D7: Số dư đầu kỳ bên Có của Tài khoản 1111

F7: Phát sinh trong kỳ bên Có của Tài khoản 1111

Các tài khoản khác, các bạn chỉ cần copy công thức xuống.

Đối với bên Có của các Tài khoản, các bạn áp dụng công thức như mình đã nêu ở trên nhé.

2.5 Dùng hàm SUBTOTAL tính lại tổng cho từng TK cấp 1 (Chỉ cần tính cho những tài khoản có phát sinh)

Cú pháp = Subtotal(9, dãy ô cần tính)

Lưu ý

Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333)

Ví dụ, Năm 2014, doanh nghiệp cũng sử dụng mẫu Bảng cân đối số phát sinh như trên. Các bạn sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cho từng TK cấp 1 của Tài khoản 1111.

3. Những lưu ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh tài khoản 

Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có,

Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 131, 214,..

Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,..

Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.

TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng,

TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế

TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho

TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211

Trên đây là Hướng dẫn lập bảng Cân đối số phát sinh trên Excel, Kế toán Centax xin gửi tới các bạn. Chúc các bạn ứng dụng thành công.