Hướng dẫn cách vào sổ nhật ký chung cụ thể như sau:

+ Cột ngày tháng ghi sổ: là ngày tháng thực hiện ghi sổ . Chú ý : Ngày tháng ghi sổ sẽ phải bằng hoặc sau ngày chứng từ.

+ Cột chứng từ:

– Số hiệu: là số hiệu của hóa đơn chứng từ. Từng loại cụ thể như sau:

Hóa đơn: là số hóa đơn, ví dụ: 0234456

Phiếu thu: ghi là PT001, PT…

Phiếu chi: ghi là PC…

– Cột ngày chứng từ: Là ngày ghi trên hóa đơn – chứng từ

– Cột Diễn Giải: Là nội dung tóm tắt nhưng đầy đủ thông tin của một chứng từ. Thông thường nội dung ghi trên hóa đơn chứng từ ghi như thế nào thì chúng ta thể hiện trên số nhật ký chung như vậy.

– Cột TK Nợ/Có: Là Cột định khoản Nợ/Có cho các nghiệp vụ phát sinh.

– Cột TK đối ứng: Theo dõi TK đối ứng cho những TK đã định khoản bên cột TK Nợ/Có.

Cách làm: Ví dụ: Mua hàng nhập kho, chưa trả tiền cho công ty Huyền Nguyên Châu, VAT10%

– Cột Số phát sinh Nợ: Ghi số tiền tương ứng với TK ghi Nợ

–  Cột số phát sinh Có : Ghi số tiền tương ứng với TK ghi Có

Lưu ý: Số tiền thuế ( nếu có ) = Số tiền hàng hoặc

Doanh thu nhân ( x) với Thuế suất.

( Trường hợp nghiệp vụ có một TK Nợ và nhiều TK Có, thì số tiền ở TK nợ bằng ( = ) tổng số tiền của các TK Có hoặc ngược lại )

–  Cột số dư Nợ/Dư Có: Phục vụ cho việc in sổ chi tiết cuối kỳ.

–  Sau khi định khoản hết các bút toán của một tháng trên NKC thì thực hiện “ Tổng cộng số phát sinh Nợ/Có “ Của cả tháng đó lại bằng hàm SUBTOTAL

– Cú pháp hàm: = SUBTOTAL(9; dãy ô cần tính tổng)

–  Tổng phát sinh bên Nợ:  = Subtotal (9;H13:H190)

–  Tổng phát sinh bên Có: = Subtotal(9;H13:H190)

( Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng )

KẾ TOÁN THIÊN ƯNG – chúc các bạn làm tốt