Đây là loại thuế mà các cơ quan thuế quan tâm nhất, kiểm tra nhiều nhất và kế toán phải vất vả trong công tác hạch toán loại thuế này nhất. Sau đây được trình bày một số vấn đề cần chú ý khi hạch toán doanh thu chi phí để tính ra lợi nhuận chịu thuế TNDN.
1. Doanh thu tính thuế
1. Một số DN thương mại bán hàng tiêu dung cho khách hàng nên thường không phải xuất hóa đơn GTGT, do vậy họ chủ động được đầu ra xuất hóa đơn GTGT bán hàng để tránh phải nộp thuế nhiều. Tuy nhiên ở các DN này lại thường có hai hệ thống tách biệt là kế toán nội bộ và kế toán thuế. Kế toán nội bộ thường thì cập nhật thường xuyên theo yêu cầu báo cáo, còn kế toán thuế thường làm vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm…, lúc bán hàng thực tế là một hàng khác, giá khác, nhưng lúc xuất hóa đơn cho khách theo yêu cầu thì là một mặt hàng khác, giá bán khác. Ở đây sẽ xảy ra hai vấn đề:
+ Trường hợp 1: Giá bán không đồng nhất, chênh lệch nhau quá lớn mà không có sự kiểm soát cập nhật hàng ngày, dẫn đến cùng một mặt hàng lúc bán với giá rất thấp, lúc lại bán với giá gấp 5- gấp 10 -> Cơ quan thuế sẽ đặt câu hỏi, nếu không giải trình được hợp lý sẽ bị áp mức giá bán cao nhất cho các mặt hàng xuất đó. Để tránh vấn đề này, kế toán phải cân đối khi xuất hóa đơn GTGT theo giá cao của khách, có thể xuất mức giá cao hơn từ 10-15%, và tăng số lượng lên cho vừa đủ tổng số tiền khách cần hóa đơn. Nếu khách không đồng ý có thể xuất sang mặt hàng khác, hoặc nếu khách vẫn không đồng ý buộc phải lấy hóa đơn hàng nhập từ nguồn khác để xuất cho khách. Tuyệt đối không xuất bán hàng với những mức giá chênh lệch nhau quá lớn cùng một mặt hàng.
+ Trường hợp 2: Do không cập nhật được nhập xuất tồn thường xuyên, bán một mặt hàng viết hóa đơn một mặt hàng nên khả năng xảy ra xuất hàng âm. Điều này thì buộc kế toán phải cập nhật thường xuyên nhập xuất các mặt hàng để tránh xảy ra tình trạng này. Trong trường hợp việc xuất kho đã xảy ra lâu rồi thì chỉ còn cách là làm tìm mặt hàng có tên hơi giống giống mặt hàng âm đó để điều chỉnh thay thế cho mặt hàng đã xuất âm, hoặc lập hợp đồng với mặt hàng có tên giống, giá bán gần gần giống để ký kết, rồi giải thích với thuế là đã xuất nhầm hóa đơn.
2. Một số DN kinh doanh dịch vụ, khách hàng trả trước tiền phí dịch vụ và yêu cầu xuất hóa đơn theo lần thanh toán tiền.
Kế toán không phân biệt được đó là doanh thu chưa thực hiện nên mỗi lần xuất hóa đơn đều ghi vào doanh thu. Trong lúc đó chưa có chi phí thực hiện các dịch vụ này dẫn đến LN của doanh nghiệp rất lớn một cách không đúng thực tế -> số thuế TNDN phải nộp rất lớn.
3. Một số DN có khách hàng là bên nước ngoài hoặc một tổ chức cá nhân nào đó không cần hóa đơn GTGT, tuy nhiên khách hàng đó lại chuyển tiền qua tài khoản của công ty, công việc cung cấp hàng hóa dịch vụ đã thực hiện xong, hợp đồng đã thanh lý và mọi nghĩa vụ giữa hai bên đã kết thúc. Để lợi dụng nguồn thuế GTGT phải nộp, các DN đó hoãn lại việc xuất hóa đơn, thậm chí còn không xuất hóa đơn. Lúc cơ quan thuế phát hiện ra khoản này, đối chiếu với hợp đồng, thanh lý hợp đồng -> Doanh thu tăng lên được tính tại thời điểm thanh lý hợp đồng -> truy thu + phạt thuế.
4. Một số DN không có chức năng kinh doanh ngành nghề này nhưng lại xuất hóa đơn cho ngành nghề đó, dẫn đến lúc kiểm tra ngoài việc bị phạt hành chính về vấn đề kinh doanh sai ngành nghề, còn bị cơ quan thuế không chấp nhận chi phí đầu vào cho những doanh thu này mà coi đây là một khoản thu nhập khác và đánh thuế trên toàn bộ doanh thu không đúng ngành nghề này
5. Một số DN xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện, tiêu dùng nội bộ… nhưng không xuất hóa đơn GTGT nên lúc quyết toán thuế sẽ bị loại khoản này ra khỏi chi phí đồng thời tăng doanh thu các khoản này và tính thuế TNDN trên khoản doanh thu này.
6. Một số doanh nghiệp mua hàng hóa theo hóa đơn GTGT ghi một mặt hàng, nhưng thực chất là có nhiều mặt hàng có tên gọi khác nhau, quy cách khác nhau. Khi DN xuất hóa đơn bán ra khách hàng lại yêu cầu xuất đủ tên hàng đúng chủng loại quy cách của từng mặt hàng đó theo số lượng tương ứng. Lúc đó sẽ có sự khác nhau giữa tên hàng mua vào và bán ra, nếu không chứng minh được hàng hóa bán ra là chi tiết từ hàng hóa mua vào thì sẽ không được chấp nhận đầu vào và phải nộp thuế TNDN trên doanh số bán ra này.
7. Một số DN chỉ nhận hàng ký gửi, đại lý bán đúng giá thì doanh thu bán hàng không phải là là số tiền bán hàng của loại hàng hóa đó mà chỉ là hoa hồng được hưởng theo hợp đồng đại lý ký gửi, nhưng kế toán lúc bán hàng do khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho mặt hàng này nên đã xuất ra, trong khi việc xuất hóa đơn này là của bên giao đại lý, ký gửi. Do vậy doanh thu bị tăng lên mà thực ra là doanh nghiệp không được hưởng doanh thu này.
8. Một số doanh nghiệp tham gia hợp đồng hợp tác sản xuất kinh doanh chỉ được phân chia sản phẩm, nhưng là đơn vị đứng ra bán hàng của việc hợp tác kinh doanh này, lúc khách hàng yêu xuất hóa đơn thì lại xuất cho toàn bộ giá trị hàng bán được. Do vậy bị tính thừa doanh thu mà DN không được phân chia, bị nộp thuế trên phần doanh thu không nhận được.
9. Theo quy đinh tại TT 153/2010/BTC thì việc điều chuyển tài sản, góp vốn bằng tài sản vào các công ty hạch toán độc lập thì phải xuất hóa đơn GTGT. Tuy nhiên đây không phải là khoản doanh thu của doanh nghiệp, do vậy lúc hạch toán cần chú ý. 10. Việc thực hiện công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp phải đảm bảo đúng theo luật, chế độ kế toán đã quy định mới được quyết toán thuế theo quy định, trường hợp thực hiện hạch toán sổ sách bị sai thì cơ quan thuế sẽ áp mức thuế trên doanh thu.
2. Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN
Các khoản chi phí đôi khi đã nằm trong danh mục các khoản chi phí được tính trừ khi xác định thuế TNDN, có hóa đơn tài chính đầy đủ, tuy nhiên xét về mặt hợp lý hợp lệ của cơ quan thuế thì không đáp ứng được. Do vậy cần lưu ý lúc hạch toán các trường hợp chi phí sau đây
1 . Chi phí hàng hủy do bị hư hỏng, hết hạn sử dụng:
+ Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường và nằm trong định mức do doanh nghiệp xây dựng thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
+ Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên vượt quá định mức do doanh nghiệp xây dựng thì phần vượt định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. NVL vượt mức định mức đã đăng ký với cơ quan thuế: Cần phải xây dựng định mức lớn hơn mức tiêu hao NVL thực tế từ 10-15% để tránh bị vượt mức. Trường hợp đã qua thời kỳ kế toán cần phải căn chỉnh lại sao cho mức tiêu hao thực tế nằm dưới định mức đã đăng ký. Ngoài ra còn cần phải tìm hiểu thêm về định mức của ngành, của vùng… để xây dựng mức hợp lý. Ví dụ về mức tiêu thụ xăng cho đơn vị vận tải.
3. NVL tiêu hao không đúng công năng kỹ thuật cũng sẽ bị loại. Ví dụ doanh nghiệp vận tải chỉ có xe chạy bằng dầu nhưng lại lấy hóa đơn xăng, thuế sẽ kiểm tra từ hồ sơ kỹ thuật của xe và sẽ loại trừ các hóa đơn xăng này.
4. Trường hơp ký hợp đồng mua nguyên nhiên vật liệu mà đơn vị không có kho bãi chưa và viết hóa đơn 1 lần vào cuối tháng với giá trị lớn, lúc thanh toán cần phải kèm theo các chứng từ chi tiết bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán mỗi lần đơn vị lấy hàng, bảng kê từng ngày nhận hàng có ký nhận của bên bán và xác nhận của bên mua… thì chi phí đó mới hợp lý.
5. Trường hợp hóa đơn xuất ra trước ngày có hóa đơn đầu vào thì cần thu thập các chứng từ bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng… Tuy nhiên việc này không được tiếp diễn thường xuyên và ngày cách nhau thường không quá 5 ngày mới có khả năng giải trình với cơ quan thuế
6. Khoản chi phí khấu hao tài sản cố định xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên cần phải được bổ sung ngành nghề vận tài, xuất một vài hóa đơn về vận tải để hợp lý hóa phần chi phí này.
7. TSCĐ khi mua sắm cần phải hợp lý hóa sử dụng cho các bộ phận sử dụng để sao cho tài sản đó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của DN, nếu không cũng bị loại trừ.
8. TSCD dừng theo mùa vụ dưới 9 tháng và để di chuyển, sửa chữa dưới 12 tháng vẫn được khấu hao trong thời gian tạm ngừng nếu doanh nghiệp có thông báo gửi cơ quan thuế nêu rõ lý do tạm dừng của TSCĐ chậm nhất khi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNDN theo quy định của năm có tài sản tạm thời dừng
9. Chi phí khấu hao TSCĐ nếu đã áp dụng phương pháp nào là phải áp dụng thống nhất từ tất cả các kỳ kinh doanh, không được thay đổi giữa chừng khi mà không có hồ sơ tài liệu chứng minh cho việc thay đổi đó.
10. Chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê, chi phí để có được TSCĐ không thuộc TSCĐ (bằng sang chế, tài liệu kỹ thuật, chuyển giao công nghệ…) cần được phân bổ trong 3 năm, nếu phân bổ vượt qua 3 năm thì phần vượt đó bị loại trừ vào các năm từ năm thứ tư trở đi.
11. Các khoản chi nhỏ cho việc đầu tư xây dựng cơ bản thường đưa vào chi phí của các năm chưa hình thành tài sản, tuy nhiên sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý. Do vậy cách ghi chép sổ sách sao cho đó không phải là chi phí liên quan đến việc đầu tư xây dựng cơ bản. 12. Chi phí sửa chữa TSCĐ phải phù hợp với tài sản hiện có, nếu không có loại tài sản theo hóa đơn sửa chữa thì cần yêu cầu người xuất hóa đơn ghi linh động theo tài sản mình hiện có. Nếu người xuất hóa đơn không đồng ý xuất thì không nên đưa vào.
13. Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí liên quan đến việc mua TSCĐ cần phải được tính vào tiền mua hàng, TSCĐ, không được đưa vào chi phí trong kỳ. Trường hợp không sửa được số liệu thì cần phải điều chỉnh lại câu chữ, cách ghi chép sao cho đó là chi phí trong kỳ chứ không phải chi phí thu mua.
14. Các khoản chi khoán bằng tiền mặt không có hóa đơn GTGT như công tác phí, ăn trưa, lương theo doanh số… không theo quy định của quy chế tài chính do DN ban hành, sẽ bị áp mức tối thiểu theo quy định của nhà nước. Mức này rất thấp so với chi phí thực tế DN chi. Do vậy cần phải kiểm tra để sửa đổi hoăc bổ sung quy chế trước khi quyết toán.
15. Các chi phí dưới 200.000đ quá nhiều và cho những mặt hàng không nằm trong quy định về lập bảng kê bán lẻ.
16. Chi phí điện nước của văn phòng đi mượn (không phải là văn phòng thuê) nhưng không mang tên công ty. Do vậy cần hợp lý hóa bằng cách thuê VP với mức giá thấp và có đóng thuế nếu chi phí điện nước này lớn.
17. Do chi chiết khấu nằm trong loại chi phí bị khống chế 10% cho nên lúc xuất hóa đơn tính luôn giá đã có chiết khấu hàng bán để tránh hiện lên chi phí này.
18. Các loại chi phí bị khống chế 10% lúc thực hiện nên biến tướng thành những loại chi phí tương tự nhưng không bị khống chế như:khảo sát thăm dò, trưng bày sp, tổ chức hội chợ, hoa hồng môi giới….
19. Các chi phí biếu tặng, khuyến mại này chi cho 1 người thì chỉ nên để ờ mức dưới 10 triệu để tránh bị đánh thuế TNCN.
20. Chi phí dùng thử, khuyến mại, chiết khấu hàng bán, quà tặng khách hàng… cần phải được xây dựng chương trình có quy mô, chặt chẽ, số lượng xuất ra cần phài phù hợp với chương trình đã xây dựng.
21. Các hóa đơn giảm trừ doanh thu từ các khách hàng phát hành vì giảm khối lượng công việc hoàn thành, hoặc các đại lý gửi hàng xuất cho phần chiết khấu … kế toán cần lưu ý để ghi giảm chi phí tương ứng với phần hóa đơn điều chỉnh đó.
22. Chi phí lương theo doanh thu phải có quy chế rõ ràng và mỗi lần tính lương cần phải có các bảng tính toán kèm theo tương ứng với doanh thu ghi nhận trong kỳ hoặc số tiền nộp về trong kỳ được ghi nhận vào sổ sách kế toán thuế. Tránh tình trạng lương tính theo doanh thu thực tế, doanh thu tính theo hóa đơn xuất ra, hoặc là tiền thu về chỉ có trên ngân hàng.
23. Chi phí lương được thể hiện trên các bảng lương, nếu lương được chi bằng tiền mặt thì phải có chữ ký của người nhận lương khớp với chữ ký của người ký hợp đồng lao động.
24. Tiền thù lao HĐQT cho thành viên HĐQT cần phải có một biên bản họp của Hội đồng cổ đông nhất trí cử các thành viên đó tham gia trực tiếp vào hoạt động điều hành DN, hoặc nếu là thù lao kiêm nhiệm của thành viên HĐQT thì nên cộng gộp vào lương để hợp lý hóa. 25. Nếu cơ cấu lương vào chi phí thì cần cân nhắc về mức thuế TNCN phải đóng so với mức thuế TNDN phải đóng thì mức nào lớn hơn.
26. Chi phí thưởng các dịp lễ, tết…, để đưa vào chi phí thì cần biến tướng sang một loại chi phí khác như hỗ trợ tăng thêm ăn trưa, lương kinh doanh năm.
27. Chi phí tiền thưởng cuối năm, tiền lương tháng 13 được đưa vào chi phí hợp lý hợp lệ (TT18) nếu có ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước tập thể.
28. Cần phải cân đối số vốn đăng ký kinh doanh để sao cho các cổ đông có khả năng góp đủ vốn, nếu không chi phí đi vay sẽ không được tính ở phần tương đương vốn góp chưa đủ. 29. Các khoản tiền vay của các đối tượng là cá nhân nếu vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do NH NN quy định thì sẽ bị loại, do đó cần phải hợp lý hóa bằng cách tăng gốc vay lên để giảm mức lãi suất xuống 30. Xác định những hóa đơn bị mất không xin được sao y bản chính thì loại luôn ra khỏi chi phí tổng giá trị hóa đơn đó, trường hợp xin được sao y bản chính mà chưa làm tơ khai mất hóa đơn và nộp phạt thì đưa phần thuế GTGT của hóa đơn đó vào chi phí.