Hai sổ kế toán là gì ?

kế toán nội bộ  cho công ty XYZ”. Từ lúc nào đó trên thị trường tuyển dụng đã có khái niệm kế toán nội bộ đối lập với kế toán thuế.

Kế toán nội bộ để xử lý những gì ? Có phải họ xử lý số liệu kế toán nội bộ ? Tại sao lại có số liệu nội bộ khác với số liệu thuế ?

a/Khi mở công ty, chủ doanh nghiệp sẽ hùn tiền để góp vốn ban đầu theo số đăng ký với Sở kế hoạch đầu tư trên giấy phép đăng ký doanh nghiệp. Một số ông chủ vì muốn doanh nghiệp “hoành tráng” hoặc vì lý do có hồ sơ thầu đẹp nên đăng ký số vốn khủng nhưng thực chất là không đủ tiền để góp vốn theo giấy phép. Để theo dõi rõ ràng số liệu, kế toán buộc phải tách thành số liệu khai thuế và số liệu quản trị (số thực). Đây là bước đầu tiên hình thành hai sổ kế toán.

b/Doanh nghiệp bán được hàng ngon lành và ông chủ bắt đầu có đồng ra đồng vào. Tuy nhiên, ông chủ không muốn nộp thuế thu nhập doanh nghiệp 20%, thế là ông chủ bảo kế toán “nộp thuế mỗi tháng 5-10tr nha em”. Kế toán bị sức ép làm hay là nghỉ việc nên thường chọn làm theo yêu cầu của chủ. Doanh thu 100tr đáng lẽ xuất hóa đơn 100tr đ thì nay chỉ xuất hóa đơn 20tr đ. 100tr đ thì ghi doanh thu vào sổ nội bộ còn 20tr thì xuất hóa đơn để kê khai với cơ quan thuế.

c/Sếp đi ăn cùng gia đình hết chục triệu đồng. Sếp được tư vấn là chi phí tiếp khách không bị hạn chế, thế là của nhà thành của công, sếp ghi luôn hóa đơn cho công ty. Thực chất khoản tiền ăn uống này không phải là chi phí kinh doanh của công ty nhưng sẽ ghi nhận vào sổ thuế là chi phí để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Kế toán loại bỏ khoản chi phí này trong số liệu thực (sổ nội bộ) để có thể báo cáo lãi lỗ thực cho các cổ đông.

d/Xuất hóa đơn thu tiền bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT) nhưng không muốn đóng thuế VAT. Bản chất xuất hóa đơn thu tiền thì đã bao gồm tiền thuế VAT của khách hàng nộp cho nhà nước, tuy nhiên một số ông chủ không chịu nộp mà kêu kế toán lấy thêm hóa đơn đầu vào để có thuế VAT đầu vào khấu trừ với thuế VAT đầu ra. Nghiệp vụ này làm tăng chi phí khống sổ thuế trong khi sổ quản trị (sổ nội bộ) không ghi nhận bởi không phải chi phí thật. Bản chất nghiệp vụ này làm lệch sổ cũng giống với ví dụ c.

Bảng tóm tắt các ví dụ

Việc các doanh nghiệp SME lập hai sổ kế toán phố biến đến nỗi Bộ Tài chính cũng biết rõ và Bộ đã đề nghị Quốc Hội đưa hẳn vào Luật Kế toán, nhấn mạnh là doanh nghiệp không được phép làm 2 sổ kế toán, đây là hành vi vi phạm pháp luật.

Trích Luật kế toán, điều 13, các hành vi bị nghiêm cấm “Lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán”.

Hậu quả của hai sổ kế toán ?

Hậu quả đầu tiên là xử lý hình sự: chỉ  cần trốn thuế trên 100 tr đ là có thể bị truy tố hình sự. Bản chất của 2 sổ là trốn thuế do đó nếu doanh nghiệp bị phát hiện hai sổ, khả năng bị truy tố hình sự là có. Mới đây, một luật sư Hà Nội  bắt và khởi tố tội “trốn thuế” bởi khai thấp giá trị mua bán đất thực làm giảm thuế thu nhập cá nhân của người bán hơn 200 triệu đồng.

Hậu quả thứ hai của hai sổ đó là không thể theo dõi số liệu thực tế của doanh nghiệp. Kế toán đi học đâu có học làm kế toán hai sổ, do đó khi thực tế phải xử lý 2 sổ kế toán cùng lúc, kế toán sẽ không thể xử lý đúng bản chất để có dữ liệu chính xác. Dữ liệu thô ghi nhận không chính xác nên không thể phân tích gì nhiều từ dữ liệu này.

Thứ ba, công việc và chi phí gấp đôi dành cho kế toán: kế toán thay vì chỉ tập trung làm đúng một sổ, nay phải làm hai sổ nên việc tăng thêm. Doanh nghiệp mua 2 phần mềm để theo dõi 2 sổ, chi phí tăng gấp đôi cho phần mềm. Ngoài ra, một số doanh nghiệp muốn áp dụng ERP thì các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài đều chào thua vì họ không có kịch bản cho 2 sổ kế toán.

Hậu quả thứ tư là sự minh bạch – chính trực của công ty sẽ bị lung lay. Các cổ đông biết là Giám đốc hay lấy hóa đơn thay thế do đó “có lửa sẽ có khói”, các bên nghi ngờ nhau vì nâng khống chi phí mặc dù có hóa đơn mang về. Thực thực, hư hư làm các bên lẫn lộn nghi ngờ lẫn nhau.

Hậu quả thứ năm là khó vay ngân hàng: đúng lý công ty làm ăn có lời thì sẽ dễ dàng vay. Tuy nhiên, do trốn thuế nên sổ thuế của công ty toàn lỗ hay lời chút đỉnh. Khi nộp sổ thuế cho ngân hàng xem thì không đủ điều kiện vay vì không có lời trong khi sổ nội bộ lời ngon lành nhưng không phải là thứ để cung cấp ra ngoài doanh nghiệp.

Cải tà quy chánh có được không ?

Một số doanh nghiệp sau thời gian làm ăn hiệu quả, các cổ đông muốn rõ ràng minh bạch một sổ để giảm thiểu rủi ro thuế, thu hút vốn đầu tư. Việc gộp hai sổ thành một sổ có khả thi không ?

Việc chuyển hai sổ thành một sổ hoàn toàn có thể, tuy nhiên việc này phụ thuộc rất nhiều vào quyết tâm của Ban Giám Đốc và cần có:
-Thay đổi hành xử thuộc văn hóa doanh nghiệp: trước đây nhân viên quen với việc không lấy hóa đơn vì mất thời gian, vậy thì khi thay đổi phải lấy hóa đơn, nhân viên có  chấp nhận việc “mất thời gian” này ? Để thay đổi hành vi sẽ là quá trình dài và rất khó khăn.

-Chấp nhận buông bỏ: một sổ tức là doanh thu sẽ khai thật, doanh nghiệp sẽ đóng thuế nhiều hơn. Các chi phí lobby là thật nhưng không thể khấu trừ thuế. Những việc này là gây đau đầu cho ông chủ. Ngành ăn uống là một ví dụ điển hình, thường khách không lấy hóa đơn. Ông chủ có đủ quyết tâm ghi nhận đầy đủ doanh thu vào hệ thống để đóng thuế ?

Và cuối cùng là công việc của kế toán. Dĩ nhiên, hai sổ thành một sổ không phải là chuyện lấy 2 sổ công lại làm một. Tuy nhiên, ông chủ đã chấp nhận thì kế toán chỉ cần ghi nhận tương đối bức tranh nguồn vốn và tài sản doanh nghiệp theo tình hình hiện tại của doanh nghiệp, bỏ một số thứ để làm lại từ đầu. Một bức tranh dữ liệu minh bạch rõ ràng để kế toán chung sức cùng ông chủ, ứng dụng kế toán quản trị hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý doanh nghiệp.