1. Tài khoản sử dụng:

TK 211 “Tài sản cố định”

–  TK 2111 “TSCĐ hữu hình”

–  TK 2112 “TSCĐ thuê Tài chính”

–  TK 2113 “TSCĐVô hình”

2. Kết cấu Tài khoản

Các hồ sơ giấy tờ liên quan cho một bộ tài sản

• Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua

• Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu

• Hợp đồng mua tài sản

• Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản

• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán

• Biên bản bàn giao mua bán,  biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách

• Biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng

• Biên bản góp vốn bằng tài sản, chứng thư thẩm định giá đánh giá lại tài sản góp vốn

• Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt

• Mã tài sản theo sổ sách kế toán

• Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ

• Thẻ theo dõi tài sản cố định

• Bộ hồ sơ thanh lý tài sản:  Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo

• Quyêt định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác

• Các tài liệu khác có liên quan.

Căn cứ vào các hồ sơ đó để kế toán lập thẻ kho và đăng ký vào sổ để theo dõi TSCĐ của doanh nghiệp.

3, Hạch toán Tài sản cố định

Tăng tài sản cố định hữu hình

a, Tăng TSCĐ do góp vốn

Hồ sơ gồm:

- Biên bản góp vốn

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ, chứng thư thẩm định giá trị tài sản

- Biên bản điều chuyển (Công ty mẹ điều chuyển cho công ty con nhưng hạch toán phụ thuộc)

- Hoá đơn GTGT nếu nhận vốn góp của một doanh nghiệp khác

- Phiếu nhập kho TSCĐ

- Hồ sơ quyền sỡ hữu, hồ sơ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng tài sản, giấy tờ bảo hành tài sản, hợp đồng bảo hiểm tài sản…

- Giấy chứng nhận quyên sở hữu (nếu là tài sản sở hữu)

*Trường hợp góp vốn là tài sản mới mua chưa có sử dụng, có hoá đơn hợp pháp được hội đồng giao nhận góp vốn chấp nhận thì giá trị vốn góp được xác nhận theo giá ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT. Bên nhận góp vốn được kê khai thuế GTGT ghi trên hoá đơn mua tài sản của bên góp.

*Trường hợp cá nhân dùng tài sản thuộc sở hữu của mình như giá trị quyền sử dụng đất để thành lập doanh nghiệp tư nhân, văn phòng luật sư thì không phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản và quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp tư nhân.

*Trường hợp không có chứng từ hợp pháp để chứng minh giá vốn của tài sản mang góp thì phải có văn bản định giá tài sản của ban tổ chức định giá để làm cơ sở hạch toán giá trị tài sản.

*Trường hợp đối với cơ sở kinh doanh có tài sản góp vốn như góp vốn vào công ty con, điều chuyển tài sản xuống công ty con hạch toán độc lập, góp vốn liên doanh, liên kết thì phải có biên bản đánh giá lại và kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản, xuất hoá đơn GTGT kê khai nộp thuế.

Bên nhận góp vốn, hạch toán:

Nợ TK 211   ( chi tiết )

Nợ  TK 1331

Có  TK 411  ( ai góp )

Bên góp vốn, hạch toán:

Nợ  TK 221,222,228

Nợ   TK 811 (Chênh lệch do đánh giá thấp hơn giá trị gốc)

Có TK 211, 213

Có TK 3331

Có TK 711 (Chênh lệch do đánh giá cao hơn giá trị gốc)

- Tăng do mua sắm

-  Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua

- Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu

-  Hợp đồng kinh tế (mua, bán)

- Phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của bên bán

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu chi, UNC

- Biên bản bàn giao bản thiết kế kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, bảo hành (nếu có)

- Thanh lý hợp đồng

-  Giấy chứng nhận quyền sở hữu (nếu là tài sản sở hữu)

Hạch toán      Nợ TK 211

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112, 331

b, Tăng do xây dựng cơ bản bàn giao

Hồ sơ:

- Quyết định đưa tài sản từ xây dựng cơ bản vào sử dụng

- Hồ sơ  nghiệm thu, quyết toán công trình có giá trị

- Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng

Hạch toán:     Nợ TK 211   ( chi tiết)

Có TK 241

c, Tăng do chuyển từ công cụ dụng cụ

Nợ TK 211  ( 2111)

Có TK 153  ( CCDC còn mới

Có TK 142 ( Giá trị CCDC đã qua sử dụng)

Có TK 214 ( Giá trị đã phân bổ )

+ Tăng nhận lại vốn góp :   Nợ TK 211  ( chi tiết)

Có TK 221

d, Tăng tài sản cố định vô hình từ nội bộ doanh nghiệp

Từ khi phát sinh cổ phần để hoàn thành nên TSCĐ VH mà không thoả mãn tiêu chuẩn để trử thành TSVH thì kế toán ghi:

Nợ TK 642, 142, 242

Nợ TK 1331

Có TK 111,112, 331

- Khi xét thấy việc triển khai có hiệu quả và thoả mãn đây đủ các điều kiện để trở thành TSVH thì hạch toán

Nợ TK 241

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112, 331

- Khi kết thúc giai đoạn hoàn thành bàn giao thì phỉa chuyển sang TSCĐ VH :

Nợ TK 2113

Có TK 241

- Trường hợp nếu DN nhận vốn góp là quyền sử dụng đất:

Nợ TK 2113

Có TK 411 ( ai góp )