Quy trình hạch toán nghiệp vụ Mua hàng trên Excel

Bước 1: Hạch toán trên Sổ Nhật ký Chung

– Ghi nhận Giá trị hàng mua – căn cứ vào Hoá đơn từ NB
Nợ TK156
Nợ TK1331( nếu có)
Có TK1111_{( Phiếu Thu)} / TK1121_{( Báo Nợ)} / TK331_{( Chi tiết theo dõi)}
– Phản ánh chi phí mua hàng phát sinh để hàng mua về tới DN (Nếu có)
Nợ TK156
Nợ TK1331 (nếu có)
Có TK1111/ TK1121/ TK331

Chú ý:

1. Trường hợp phát sinh công nợ – Phải trả NB – TK 331
–        Phải tiến hành kiểm tra mã NCC xem NCC đó đã có mã chưa?
+ Nếu trước đó chúng ta đã từng mua hàng của NCC này và đã PS công nợ thì chắc chắn là NCC này đã có mã: Các bạn vào Sheet “DMTK” để lấy mã NCC để hạch toán trên Sổ NKC.
+ Nếu NCC này chưa có mã, tức là đây là lần đầu tiên chúng ta mua hàng và nợ họ thì kế toán phải tiền hành lập mã cho NCC này để theo dõi công nợ: Vào DMTK khai báo tên công ty và đặt mã theo tên ở chỗ TK 331… Đặt xong thì sử dụng luôn mã này để hạch toán trên sổ NKC.
2. TK 1331 – ( Nếu có) – Khi nào có khi không?

Bước 2: Nhập kho hàng hoá:
Khi nhập kho hàng hoá kế toán phải tiến hành lập phiếu phập kho (Theo mẫu của chế độ KT DN lựa chọn).
Và phải kiểm tra Hàng hoá mua về trên DMHH đã có Mã hay chưa
+ TH1: HH đó đã có Mã: kế toán lấy Mã đó để tiến hành lập phiếu NK
+ TH2: HH đó chưa có Mã: kế toán thực hiện lập Mã HH theo tên HH
Để lập được phiếu nhập kho kế toán phải tính ra được đơn giá nhập kho: căn cứ vào HĐ mua hàng và CP thu mua (nếu có).
–        Trường hợp không PS CP thu mua: vận chuyển, bốc xếp… thì đơn giá nhập kho chính là giá trên HĐ mua hàng.
–        Trường hợp phát sinh CP thu mua thì giá nhập kho sẽ bao gồm cả CP thu mua.
–        Chú ý: Trường hợp trên hoá đơn mua hàng có từ 2 mặt hàng trở lên mà PS chi phí thu mua thì kế toán phải tiến hàng : Phân bổ CP mua hàng để tính ra đơn giá nhập kho cho từng mặt hàng ( Phục vụ cho việc sau này tính giá vốn). Phân bổ bằng “ Bảng Phân bổ CPMH – TH mua hàng” theo 1 trong 2 cách: Phân bổ theo số lượng hoặc giá trị của hàng mua . Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của DN nhưng phải  đảm bảo nguyên tắc nhất quán.

Cách 1: Theo số lượng:

CP mua hàng cho 1 đơn vị = CP phân bổ cho mặt hàng A / Số lượng mặt hàng A

Cách 2: Theo giá trị:

CP mua hàng cho 1 đơn vị = CP phân bổ cho mặt hàng A / Số lượng mặt hàng A

Vào Bảng Phân bổ CPMH: Xác định Đơn giá thực tế Nhập kho của Hàng hoá, làm căn cứ lập Phiếu Nhập kho đưa hàng vào kho.
– Chứng từ nhận phân bổ: là chứng từ ghi nhận CP cần phải phân bổ
– Mã hàng hoá: Link từ Danh mục hàng hoá sang
– Tên hàng hoá và Đơn vị tính của Hàng hoá: Sử dụng hàm Vlookup lấy sang từ DMHH

Bước 3: Vào Bảng kê Phiếu Nhập kho khai báo thông tin hàng nhập mua:

–        Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành khai báo tăng hàng hoá tại Bảng kê PNK theo đơn giá và số lượng trên PNK.