Bài viết dưới đây xin chia sẻ kiến thức về quy định thuế về chi phí công tác nước ngoài

Quy định thuế về chi phí công tác nước ngoài từ năm 2015 để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trong quá trình hoạt động, Doanh nghiệp sẽ có các trường hợp phải cử người lao động đi công tác ở trong nước cũng như nước ngoài nhằm các mục đích: gặp khách hàng, mở rộng thị trường, tìm kiếm khách hàng…

Căn cứ vào đó có 2 loại chi phí đi công tác như sau:

• Chi phí đi công tác trong nước
• Chi phí đi công tác nước ngoài

Đối với các trường hợp đi công tác trong nước thì các chứng từ , thủ tục cần thiết để các khoản chi phí đó được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN? Mức chi như nào là hợp lý? Muốn hiểu rõ hơn về công tác phí trong nước này mời các bạn tham khảo thêm bài viết:

Đối với chi phí công tác nước ngoài từ năm 2015 được quy định như sau:

Theo sửa đổi Điều 6, Khoản 2, Điểm 2.8 của BTC thông tư 78/2014/TT-Tvề chi phí công tác như sau:

“Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

– Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

– Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.”

Đối với cán bộ công chức và viên chức Nhà nước, đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài được quy định tại Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012, được quy định như sau:

1. Quy định thuế về chi phí công tác nước ngoài từ năm 2015

• Cá nhân đi công tác ngắn ngày là đi công tác ở ngoài lãnh thổ Việt Nam trong thời hạn 180 ngày cho một đợt công tác.
• Công ty phải có quy chế quy định đầy đủ các nội dung, thủ tục liên quan đến việc cho phép cá nhân đi công tác nước ngoài, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty như : Quyết định cử đi công tác, nội dung công tác, thời gian công tác…
• Trong quy chế nêu chi tiết điều kiện thanh toán các chi phí khi đi công tác, mức chi thực tế và khoán chi cụ thể. (Từ quyết toán thuế TNDN năm 2015, mức chi khoán công tác phí trong nước và nước ngoài không bị khống chế bởi mức chi theo hướng dẫn của Bộ Tài chính với Viên chức nhà nước, mà phụ thuộc vào Quy chế tài chính của Công ty)

2. Điều kiện thanh toán công tác phí

• Phải có kế hoạch đi công tác nước ngoài, kèm theo thư mời của đối tác cùng các chi phí liên quan (nếu có);
• Quyết định cử đi công tác của lãnh đạo Doanh nghiệp;
• Dự toán các khoản chi khi đi công tác được duyệt;
• Lịch trình công tác;
• Người đi công tác phải thực hiện đúng các nghiệp vụ được giao. Nếu thời gian đi công tác vượt quá thời gian quy định thì phải có văn bản, tờ trình và phải có quyết định hoặc phê duyệt của Lãnh đạo Doanh nghiệp.

3. Bộ chứng từ thanh toán công tác phí

• Người đi công tác phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để thanh toán.
• Trường hợp hóa đơn, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra Tiếng Việt.
• Các khoản khoán chi (khi quyết toán không cần hóa đơn, chứng từ) phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ đơn vị

Mức khoán tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt đã nêu trong danh mục mức chi khoán của Viên chức nhà nước được thanh toán 100% cho thời gian công tác đến 30 ngày. Đối với thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán.
Nếu cá nhân chi vượt mức khoán chi thì phải có hóa đơn chứng từ hợp pháp, hợp lệ;

Doanh nghiệp có thể tham khảo mức chi khoán của Viên chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài dưới đây để áp dụng (Thông tư 102/2012/TT-BTC ngày 21/6/2012) tại đây.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần có quy chế chi tiêu, trong đó quy định về các khoản chi, mức chi cho công tác phí nước ngoài (kể cả khoán hay thanh toán theo chứng từ) để khi xác định chi phí được trừ, cơ quan thuế có căn cứ để tính.

Các bạn có thể tải các mẫu giấy đi công tác tại đây:

Sau khi xác định các khoản chi được trừ mời bạn tiếp tục theo dõi cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp tại bài viết: Các phương pháp và căn cứ tính thuế TNDN